Recomendaciones para la organización y conservación de los documentos personales

Todas las personas, a lo largo de nuestra vida, en todos los ámbitos en que nos desenvolvemos, vamos generando y recabando documentos que dan constancia de nuestras diferentes etapas de la vida, de nuestras relaciones con otras personas, de nuestras interacciones con instituciones, de nuestros aprendizajes, de nuestro entendimiento del mundo y de todo el conocimiento y experiencias por las que hemos atravesado,  estos documentos se encuentran en diferentes soportes y materiales: textos en papel, formatos impresos, fotografías análogas, fotografías en el celular, música, notas de audio, archivos electrónicos. Una parte de estos documentos tienen fines de comprobación, por ejemplo, el cumplimiento de una obligación, comprobar un pago, comprobar la identidad, comprobar actuaciones ante instituciones de gobierno, acreditar la existencia de derechos, acreditar una habilidad o competencia, y demostrar un sinfín de hechos y actuaciones. Pero muchos otros documentos de nuestra vida cumplen con otra función, una función afectiva, una función de identidad, que nos recuerdan las experiencias que hemos atravesado, las emociones que hemos vivido, a estos documentos les conferimos un carácter íntimo y les asignamos un importante valor afectivo y alimentan el recuerdo de personas o situaciones, que nos reconfortan y nos recrean pensamientos y sensaciones agradables o que son importantes conservar por los aprendizajes que nos proveen en nuestra historia de vida y que por ello adquieren un carácter histórico personal y, por ello, de conservación permanente.

Sin embargo, es importante que establezcamos valores a nuestros documentos y con ello definamos si es necesario o si vale la pena o no conservarlos, para evitar convertirnos en acumuladores. Particularmente, los documentos que dejan constancia de nuestras interacciones con instituciones tienen una vigencia establecida por la ley o por las mismas instituciones, en seguida te ofrecemos una recopilación de diversas tipologías de documentos con los que nos podemos encontrar a lo largo de la vida, y te aportamos elementos para saber cuánto tiempo es necesario conservar cada uno de este tipo de documentos.

 

Por otro lado, respecto a los documentos de nuestras memorias personales, cada persona establece sus propios criterios para decidir qué conservar y qué no, según la trascendencia que tiene para sí las personas y sucesos que inmortalizan dichos documentos, pero lo que sí se puede sugerir, es que se realice una conservación por muestreo, es decir que, por cada tipo o clase, se haga una selección de los elementos que sean más representativos, particularmente cuando de fotografías se tratan.

 

Nuestros documentos personales se pueden clasificar, ordenar y depurar por los criterios que cada persona considere más importantes, pero se recomienda ordenarlos por expedientes que agrupen documentos relacionados con una misma categoría, tema o asunto, y que estos a su vez integren los documentos de manera LÓGICA Y CRONOLÓGICA, esta agrupación y clasificación puede ser a partir de las diferentes dimensiones en las que nos desarrollamos en la vida; si una institución organiza sus documentos conforme a sus funciones y atribuciones, las personas podemos organizar nuestros archivos personales, en primera instancia, por ámbitos de la vida (Salud, Escuela, Contabilidad, Finanzas, Compras...), y en segunda instancia conforme a las instituciones con las que nos relacionan (las organizaciones que emitieron dichos documentos y las constancias que tenemos de nuestra interacción con dichas organizaciones), y finalmente, por tema particular. Pueden generarse a su vez expedientes de documentos transversales, es decir, de documentos que pueden ser contenidos en diferentes ámbitos y que nos interesa recopilar bajo una tipología particular, por ejemplo, pagos, facturas, garantías, que se originaron en el desarrollo de otros asuntos, pero que, por fines de practicidad o necesidad, nos resulta más ágil tenerlos concentrados por el tipo al que pertenecen.

Este criterio aplica tanto para documentos generados en papel o cualquier soporte físico, como aquellos generados en formato electrónico.

Ejemplo, una categoría puede ser Salud, dentro de ésta puede haber subcategorías por especialidad médica o parte del cuerpo tratada, por ejemplo: dientes/dentista/odontología, reumas, riñones, etcétera, y dentro de estos expedientes, podrá haber radiografías, estudios de laboratorio, recetas médicas, tratamientos, etcétera.

Otra categoría puede ser Estudio Académico / Escuela, una subcategoría de Licenciatura, otra subcategoría de Diplomado, otra subcategoría de Seminario, y dentro puede haber expedientes por materia o por trámites administrativos con la institución.

 

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Cuando tenemos documentos familiares y/o personales en nuestros hogares, muchas veces nos preguntamos qué podemos hacer para que se conserven en las mejores condiciones posibles. No es raro encontrar un recorte de periódico de hace muchos años “amarillo y quebradizo”, o una fotografía en la que ya casi no se distinguen los rostros de las personas retratadas. Si bien el deterioro es inevitable, podemos ralentizarlo siempre y cuando tengamos presentes algunas consideraciones de conservación preventiva básicas, que presentaremos a continuación.

De acuerdo con la definición de la UNESCO (2017), la conservación preventiva “abarca todas las medidas y practicas dirigidas a evitar o paliar el futuro deterioro o la pérdida de materiales u objetos. Se lleva a cabo in situ, en el entorno de un objeto o un conjunto de objetos […]. Debe efectuarse siempre, sea cual sea la antigüedad y el estado del objeto en cuestión.”

 Con esta definición en mente, primero hay que evaluar las características del área de resguardo. Ésta juega un rol fundamental en la conservación de los documentos. Las condiciones de humedad y temperatura de dicho espacio se ven directamente alteradas según su emplazamiento en el hogar, por lo que regularmente no se recomienda que se resguarden en bodegas de azotea, sótanos, o lugares con goteras. Estos espacios se recomiendan que sean frescos y ventilados y que en general guarden una temperatura lo más constante posible (INAH, 2018). Igualmente es importante tener presente que la limpieza de dicho espacio tiene un papel muy importante, pues el polvo puede acarrear otro tipo de partículas, como conidios y esporas de microorganismos. Para la limpieza del mobiliario se recomienda que se realice con paños de microfibra secos, mientras que para pisos se puede emplear un trapeador ligeramente humedecido (INAH, 2018).

Otra medida que busca prevenir los deterioros de los documentos, son los sistemas de guardas. Un sistema de guarda está generalmente compuesto por varios niveles, mínimamente 2:

La que se denomina guarda de primer nivel, es un elemento de protección que se encuentra en contacto directo con el documento. Protegen su superficie de deterioros por contacto con otros materiales que se encuentren junto, así como cumplen con un papel de primera barrera a agentes de deterioro externos. Se recomienda que sea individual para cada documento y que los materiales a emplear cuenten con las siguientes características mínimas:

• Preferentemente flexibles o semi-flexible, dependiendo del tamaño del documento a resguardar (como papeles y cartulinas);
• Químicamente inertes, por lo que es de vital importancia la estabilidad química de las materias primas con las que se elaboran, por ejemplo libres de compuestos ácidos. En algunos casos se especifica que deben incluso ser libres de ligninas (compuestos ácidos provenientes de la madera; éstas se pueden eliminar mediante procesos químicos, o a partir de una selección de materiales naturalmente sin lignina, como el algodón o lino) (Valencia, 2008);
• Sin texturas (por ejemplo el papel cultural),
• Sin cargas o encolantes (un ejemplo de papel con cargas y encolantes es el papel couché que por lo tanto no es recomendado para esto),
• De colores claros (preferentemente blanco),
• Libres de plastificantes (agentes que incrementan la plasticidad del material, como la glicerina, ftalatos o el jarabe de maíz, sin embargo, son altamente inestables) (GCI newsletter, 2014), y
• Deben ser del tamaño del documento y protegerlo completamente por el anverso y el reverso.

 

El segundo nivel de guarda es normalmente un elemento rígido o semi-rígido que protege los elementos dentro de la guarda de primer nivel; provee un soporte estructural a los materiales que contiene y es una barrera para los factores medioambientales de deterioro (luz, temperatura, contaminantes atmosféricos, humedad). Suelen ser cajas que, para cumplir con dichas funciones se recomienda que cuenten con las siguientes características:

• Rígidos,
• Químicamente inertes (libres de plastificantes, encolantes y cargas),
• Opacos.

 

Cuando los documentos se guarden dentro de las cajas es importante que una vez al interior no queden apretados, pues se podría propiciar la deformación y rotura de la caja. Si, por el contrario, hay muy pocos documentos al interior, es recomendable colocar un compensador que permita que no se deformen.

 

Por otro lado, en lo que respecta a la manipulación de los documentos, ésta siempre debe realizarse con las manos limpias, y no debe omitirse lavarse las manos después con agua y jabón. Aunado a eso se recomienda el uso de guantes (exclusivamente de nitrilo), así como el uso de un cubrebocas, particularmente para casos en que la documentación tenga polvo (INAH, 2008).

 

Si requiere consultar algún documento que cuente con mucho polvo, no use bajo ninguna circunstancia trapos secos o húmedos, pues pueden dañar gravemente el(los) documento(s). Es preferible emplear brochas de pelo muy suave (INAH, 2008), o perillas de succión con mucho cuidado; esto se recomienda realizarlo en un espacio ventilado.

 

Si, por otro lado, la documentación se encuentra en un nivel de deterioro que complique su manipulación (roturas, dobleces graves, pulverulencia, por mencionar algunos) o pongan en riesgo su salud (presencia de microorganismos, como hongos y bacterias), no se recomienda que se auxilien de cintas adhesivas, pegamentos, grapas u otros elementos, o de desinfectantes comunes, pues pueden generar deterioros mucho más graves aún. En estos casos es preferible buscar el apoyo de un restaurador profesional que diagnostique el(los) documento(s) en cuestión, y ejecute una intervención acorde a las necesidades del documento así como sus propiedades estructurales y fisicoquímicas

 

Tipología y vigencias de una selección de documentos personales.

Documentos de identidad.

• Acta de nacimiento[1]: Las actas de nacimiento expedidas por el Registro Civil de la Ciudad de México no tienen vigencia o fecha de vencimiento para su uso. El acta sólo pierde vigencia y deja de ser válida si está rota, tachada o tiene enmendaduras
• CURP[2]: No tiene fecha de vencimiento.
• Credencial para votar[3]: El artículo 156, párrafo 5 de la ley general de procedimientos electorales, señala que la Credencial para Votar tendrá una vigencia de 10 años, contados a partir del año de su emisión, a cuyo término el ciudadano deberá solicitar una nueva credencial.
• Pasaporte[4]: En este documento se puede elegir la vigencia.

Menores de 3 años	1 ó 3 años
Mayores de 3 años y menores de 18 años	3 ó 6 años
Mayores de 18 años	3, 6 ó 10 años

 

• Cédula de inscripción al RFC[5]: El RFC no tiene vencimiento sin embargo,  la firma electrónica sí, la cual es de cuatro años, cumplidos esos cuatro años ya no podrá usarse más, y si se quiere hacer la renovación por internet, la e.firma debe estar aún vigente.
• Cartilla militar[6]: La Cartilla de Servicio Militar es un documento de identidad que no tiene vigencia y es la SEDENA: Secretaría de la Defensa Nacional de México la encargada de la expedición de la cartilla militar.
• Licencia de conducir[7]: La licencia tiene de 3 a 5 años dependiendo el tipo de licencia y de la entidad federativa que la emita.
• Visa: Depende del país y el tipo de visa que se solicite.
• Cartas de antecedentes[8]: Las cartas de antecedentes registrales tienen una vigencia de 30 días a partir de que la autoridad emite el documento. Las cartas de no antecedentes penales tienen una vigencia entre 1 mes a 3 meses.

Documentos patrimoniales

• Escrituras de propiedades: No pierden vigencia.
• Afore[9]: La vigencia de la Recertificación es de 36 meses a partir de la última vez que se otorgó el consentimiento del Trabajador. Al menos una vez cada cinco años las AFORE deberán realizar este procedimiento de manera presencial.
• Pago de predial[10]: Conforme al Código Fiscal de la Ciudad de México, los avalúos para efectos fiscales tendrán una vigencia de un año en lugar de vigencia de dos años, y para efectos comerciales únicamente de seis meses.
• Seguros [11](casa, de vida, contra accidentes, de auto, contra incendios, etc): Su vigencia es por el tiempo específico por el que se contrató.
• Testamentos[12]: Los testamentos no tienen fecha de vencimiento. Si haces un testamento, este te servirá en cualquier momento, siempre y cuando no hayas hecho uno posterior, ya que en este caso, el último excluye al primero.

De igual manera el Código Civil nos dice que el testamento otorgado en peligro inminente de muerte o en caso de epidemia, quedará ineficaz si pasan dos meses desde que el testador hubiese salido del peligro de muerte, o cesado la epidemia.

Se tienen 30 años a partir de la muerte del otorgante, para hacer válido el testamento.

 

Documentos contractuales

• Acta de matrimonio y acta de divorcio[13]: Es un documento legal que no tiene vigencia o temporalidad para su uso o acreditación, debido a que es un registro inicial que realiza el estado mexicano al momento del nacimiento del ser humano dentro del territorio nacional.
• Contratos (contratos laborales, contratos de servicios residenciales, contratos de prestación de servicios personales, términos y condiciones que aceptamos de los servicios físicos o virtuales que suscribimos, contratos de arrendamiento, de confidencialidad)[14]: Se recomienda guardarlos hasta un año después de la fecha de vencimiento.

 

Documentos laborales

• Contrato laboral[15]: Estos pueden estar vigentes por un tiempo definido o indefinido, este se encuentra en el mismo.
• Identificación laboral: Usualmente tiene la duración del contrato, otras tienen la vigencia de la misma.
• Comprobantes de pago de nómina[16]: Todos los trabajadores tienen un plazo de un año para reclamar su salario si no están conformes con las cantidades. Asimismo, desde la Seguridad Social tienen hasta 4 años para reclamar cotizaciones sociales. Por eso se recomienda a los empleados que conserven las nóminas de los últimos cinco años.
• Currículum y solicitudes: No tiene vigencia, pero es importante actualizarlo cada vez que hacemos algo que entra en sus puntos y se recomienda agregar fecha de última actualización, para conocer la actualidad de la información que presenta.

 

Documentos académicos.

• Título y Cedula profesional[17]: La Cédula Profesional acredita los niveles de técnico, técnico superior, técnico superior universitario, licenciatura, maestría y doctorado, y al igual que el formato anterior tiene vigencia indefinida, por lo que todas las cédulas profesionales continuarán teniendo validez.
• Credencial escolar: Su vigencia de ésta se encuentra en la misma, unos en un costado otras al final, usualmente se cambia cada año, pero en algunas escuelas solo se resella.
• Comprobantes de inscripción, tiras de materias: Éstas se recomienda que se guarden durante el ciclo escolar por cualquier malentendido.
• Historial académico y créditos: Éste no tiene vigencia, pero si se saca mientras se está estudiando hay que renovarlo cada semestre por las modificaciones que se hacen.
• Pago de servicios educativos (comprobantes de pago): estos tienen su vigencia en el mismo ticket, pero se recomienda guardarlos durante el ciclo escolar por cualquier aclaración.
• Idiomas, diplomas, certificados, boletas: Su vigencia no caduca.
• Certificaciones en idiomas: Tienen validez según la vigencia de la prueba realizada y la institución que las emite.
• TOEFL: Las calificaciones del TOEFL son válidas durante 2 años a partir de la fecha de examen. 
• TOEIC[18]: El certificado TOEIC no caduca esto quiere decir que si desde que obtienes tu certificado oficial no utilizas el inglés, tus habilidades disminuirán y tus capacidades van a verse mermadas. Lo contrario ocurrirá en el caso de que utilices el inglés en tu día a día.
• Libros de texto, enciclopedias, y otros materiales educativos: Se recomienda conservar tantos como el espacio disponible en el hogar nos permita mantener, de no contar con un espacio suficiente, se sugiere mantener los de temáticas relacionadas con nuestro ejercicio profesional y con nuestros temas de interés personal, particularmente aquellos que son de consulta recurrente para refrescar datos o retomar alguna información.
• Trabajos escritos, libretas con apuntes, láminas, presentaciones, investigaciones académicas, contenido: Los trabajos relacionados con un programa académico, se recomienda que se guarden durante todo el periodo de duración del programa (licenciatura, maestría, doctorado, diplomado, curso), se sugiere mantener aquellos trabajos finales que ofrezcan una compilación de los conocimientos centrales y elementos destacables del programa. Las notas personales y apuntes se recomiendan que se mantengan de forma permanente ya que son parte del proceso de interpretación y construcción del conocimiento, conforme a nuestro entendimiento.
• Exámenes: Se recomienda guardarlos durante todo el ciclo escolar, para cualquier aclaración y también como instrumento de estudio y consulta posterior.

 

Documentos personales relacionados con la historia de vida.

Las fotografías, imágenes, capturas de pantalla, videos, correspondencia personal, cartas de amor, tarjetas, apuntes personales, conversaciones en redes sociales, correos electrónicos, contactos, instalación, contraseñas, guías, revistas, periódicos, instructivos, manuales; son parte de nuestro acervo personal por lo cual la vigencia la establecemos nosotros en función de para qué nos serviría conservar dichos documentos y conforme a ello, definir por cuánto tiempo quisiéramos conservarlos. [19]

 

Documentos contables

• Cheque[20]: De acuerdo con la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, un cheque caduca a los 15 días naturales si fuera pagadero en el mismo lugar de su expedición; 30 días en territorio nacional; 90 días si fuera expedido en el extranjero y pagadero en México y 90 días si fuera expedido dentro del territorio nacional para ser pagadero en el extranjero.
• Pagarés[21]: El vencimiento de un pagaré puede ser “a la vista” o “a cierta fecha”. Si el pagaré no indica la fecha de su vencimiento, se considerará pagadero a la vista. Además, si no indica el lugar de su pago, se tendrá como tal el del domicilio del que lo suscribe.

Por otro lado, los pagarés exigibles a cierto plazo de la vista deben ser presentados dentro de los seis meses que sigan a su fecha.  Si el suscriptor omitiere la fecha de la vista, podrá consignarla el tenedor.

• Factura[22]: La fecha de vencimiento de la factura es la fecha límite en la que dicha factura debe ser pagada. A partir del día siguiente a la fecha de vencimiento, el emisor de la factura tiene derecho a solicitar intereses de demora a su cliente, a no ser que este pueda demostrar que la demora ha sido ocasionada por un error bancario, por ejemplo.

La fecha de vencimiento es muy importante, por lo que debes dejarla bien clara con tu cliente. Además, a la hora de presentar el trimestre, tendrás que contabilizar e ingresar en Hacienda el IVA de la factura, hayas o no cobrado, con el problema de rentabilidad y liquidez que esto supone.

• Garantía[23]: De acuerdo con el artículo 77: Todo bien o servicio que se ofrezca con garantía deberá sujetarse a lo dispuesto por dicha ley y a lo pactado entre proveedores y consumidores.

Para los efectos del párrafo anterior la garantía no podrá ser inferior a sesenta días contados a partir de la entrega del bien o la prestación total del servicio. Párrafo adicionado DOF 04-02-2004

• Tarjeta de crédito y débito: La fecha de expiración de su tarjeta se encuentra grabada en su tarjeta. La tarjeta expira el último día del mes. Por ejemplo, si la fecha de expiración (Mes/Año) muestra 01/17, la tarjeta expirará el 31 de Enero de 2017.
• Orden de pago[24]: La vigencia máxima es de 1 año. El beneficiario debe ser persona física.
• Comprobantes de pago: Estos no tienen una fecha de vencimiento, pero de acuerdo al Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a conservar cinco años su documentación fiscal y su contabilidad.
• Comprobantes de pago[25]: Estos no tienen una fecha de vencimiento pero de acuerdo al Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a conservar cinco años su documentación fiscal y su contabilidad.

 

Documentos médicos.

Son los documentos relacionados con los trámites e interacciones que se generan con instituciones de salud y aquellos relacionados con la atención médica.

Todos los documentos relacionados con la exploración y diagnóstico de la salud se deben conservar de manera permanente, pues son parte del entendimiento de la evolución de la salud de una persona y conocer los cambios en el estado de salud permite evaluar la eficacia de tratamientos y entender afecciones que se puedan ir presentando en la vida: estudios de laboratorio, tomografías, resonancias magnéticas, radiografías. Su conservación permite a la persona conformar su propia historia clínica.

• Número de Seguridad Social o Póliza de Seguro: Al tratarse del documento que acredita la vigencia de un derecho de atención médica en una institución pública o privada de salud, se debe conservar de manera permanente durante el tiempo que cubre y tenerlo a la mano.
• IMSS[26]: El empleado que sea dado de baja tendrá derecho a atención médica y hospitalaria para él/ella y su familia por un periodo de conservación de derechos que es de ocho semanas a partir de la presentación de la fecha de baja del empleado, siempre y cuando éste haya cotizado ocho semanas inmediatas anteriores al IMSS.
• Historial médico[27] (recetas, placas, estudios, Etc.): Son propiedad compartida del paciente y del prestador de servicios médicos, y es un historial que se acumula para toda la vida.
• Cartilla Médica y cartilla de vacunación: Esto se cambia por periodos de vida, por ejemplo: niños, adolescentes y adultos.
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FUENTES CONSULTADAS

INAH, (2018), Conservación preventiva para todos. Consultado el 18 de marzo de 2021 en https://inah.gob.mx/images/sismos/sismos.pdf

GCI – Getty Conservation Institute (Spring 2014), Conservation of Plastics, en Conservation Perspectives: The GCI Newsletter, consultado el 18 de marzo de 2021 en https://www.getty.edu/conservation/publications_resources/newsletters/pdf/v29n1.pdf

UNESCO, (2017), Conservación. Consultado el 18 de marzo de 2021 en http://www.unesco.org/new/es/culture/themes/underwater-cultural-heritage/unesco-manual-for-activities-directed-at-underwater-cultural-heritage/unesco-manual/conservation-management/conservation/

Valencia Pulido, B. (2008) Elaboración de guardas y cajas para materiales fotográficos, Cuadernos del Sistema Nacional de Fototecas (SINAFO-INAH). México: Consejo Nacional para la Cultura y las Artes.