Mercedes de Vega, directora general del AGN y presidenta del Comité, fue la encargada de inaugurar las sesiones de trabajo y destacó, ante los representantes sectoriales de los archivos de la Administración Pública Federal (apf), que a partir de la expedición de la Ley Federal de Archivos se han propiciado cambios importantes en la forma de trabajar entre el AGN y los sujetos obligados; la más importante de ellas —señaló— ha sido que se reconozca al AGN como la entidad normativa de la archivística en México.
La titular del AGN manifestó que México, a pesar de dotarse de un diseño multisistémico en materia de transparencia, a través del Sistema Nacional Anticorrupción, de Transparencia y de Archivos, estos últimos son los más rezagados debido a que no se está valorando su papel como soporte de la transparencia y el combate a la corrupción. En este sentido enfatizó que “los archivos deben ser entendidos en su justa dimensión, como la parte medular de cualquiera de los sistemas antes señalados”.
Durante su participación, Mercedes de Vega reconoció que el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM), innovó en la administración pública al estipular que los archivos deben ser sometidos a una evaluación. Gracias a ello —argumentó—, se han elaborado indicadores que permiten medir el cumplimiento de los trabajos que se desarrollan entre los sujetos obligados en materia de archivos.
No obstante, Mercedes de Vega expresó su preocupación, al señalar a los coordinadores de archivos de la APF, que las trasferencias secundarias que hacen de sus instituciones es reducido en comparación con la documentación que generan, lo que alarma mucho al AGN, pues pareciera que las dependencias federales no generan documentación histórica.
Por otra parte Mercedes de Vega hizo referencia a los nuevos retos que enfrentan los archivistas, como es la actualización y capacitación en nuevas herramientas de descripción y catalogación archivística, así como la administración digital de los documentos.
Al finalizar su participación, la directora general del AGN pidió a los archivistas de la APF reconocerse como los encargados de preservar la memoria documental de México, pues son los responsables del legado del patrimonio documental que se deja para la posteridad; por lo cual deben ejercer el papel de divulgadores del patrimonio documental, ya que si no se divulga es muy difícil que el trabajo del archivista adquiera visibilidad y, por tanto, no se reconozca su importancia toral.
Otros temas que se abordaron durante esta Primera Sesión Plenaria fue la presentación del programa de trabajo para la revisión y validación de los instrumentos de control archivístico; la presentación y análisis, por parte del cotecaef, de los criterios para la elaboración de trámite de baja documental y el instructivo para la elaboración de instrumentos de control archivístico; igualmente se presentaron los indicadores del PGCM con relación a las bajas documentales y a las transferencias secundarias. Asimismo se presentó a los asistentes —y los invitó— a la Conferencia ALA-ICA 2017, que se realizará en la Ciudad de México entre el 27 y 29 de noviembre, bajo el tema Archivos, ciudadanía e interculturalismo. Sumado a lo anterior la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (Conaliteg) expuso en qué consiste el programa Recicla para leer.
Al concluir el evento los representantes sectoriales del Cotecaef y su presidenta firmaron los Lineamientos del Comité, donde se define que el Comité Técnico Consultivo de los Archivos del Ejecutivo Federal es el Órgano consultivo del AGN en materia de administración de documentos y archivos del Gobierno Federal; y dichos Lineamientos tienen por objeto regular la organización y funcionamiento del Comité; además define que entre sus atribuciones tiene emitir opiniones y formular propuestas de manera estrecha con el organismo y con las actividades que se desarrollen en el marco del Sistema Nacional de Archivos; sobre la emisión de normas, lineamientos, guías, instructivos, métodos y técnicas que permitan mejorar la organización y funcionamiento de los archivos del Ejecutivo Federal; así como proponer y propiciar la colaboración de organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros, diferentes a los integrantes del Comité, que permitan mejorar las prácticas en materia de administración de documentos y archivos.
El presídium del evento estuvo conformado por Mercedes de Vega, directora general del Archivo General de la Nación y presidenta del cotecaef; Rogelio Cortés Espinoza, director del Sistema Nacional de Archivos del AGN; Yolia Tortolero, directora del Archivo Histórico Central del AGN; e Israel Urióstegui Salgado, director de Asuntos Jurídicos del AGN.