El Archivo General de la Nación (AGN) participa en las Jornadas Archivísticas de la Red de Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (RENAIES), realizadas en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP) los días 28, 29 y 30 de agosto, con el propósito de que las Instituciones de Educación Superior reconozcan los alcances e implicaciones en las que les involucra la Ley General de Archivos, a fin de estar en condiciones de cumplir con los preceptos de esta nueva ley, la cual considera a las universidades que manejan recursos públicos como sujetos obligados.
La licenciada Mireya Quintos, directora del Sistema Nacional de Archivos del AGN, dio inicio con los trabajos de dichas jornadas con una conferencia magistral sobre la conformación de los Sistemas Institucionales de Archivos, el cual es el conjunto de registros, procedimientos, estructuras, herramientas y funciones que realizan las instituciones para desarrollar su gestión documental, administrar sus documentos y organizar y conservar sus archivos.
El Sistema Institucional de Archivos debe integrarse por:
- Un área coordinadora de archivos, y
- La unidad de correspondencia;
- Los archivos de trámite de cada unidad administrativa o área.
- El archivo de concentración, y
- El archivo histórico (cuando las capacidades de la dependencia lo permitan).
La licenciada Quintos resaltó la importancia del Área Coordinadora de Archivos, que es la instancia encargada de cuidar y vigilar la adecuada gestión documental y administración de archivos en la dependencia, asegurando el correcto ciclo vital de los documentos, para lo cual es necesario sumar el compromiso y participación permanente de todos los que integran cada unidad administrativa de las instituciones pues todos son responsables de los archivos, en el sentido de que todos intervienen en algún momento del ciclo de vida de los documentos. Asimismo reiteró que las instituciones deben verificar que la gestión documental se lleve a través de los instrumentos de control archivísticos, y eso se logra con el pleno conocimiento de la institución y sus funciones.
La titular del Sistema Nacional de Archivos dejó en claro que el eje articulardor de la actividad archivística debe ser el Programa Anual de Desarrollo Archivístico, que además de integrar los instrumentos de control como lo son el Cuadro General de Clasificación Archivística, los Catálogos de Disposición Documental y las Guías Simples de Archivos, debe considerar indicadores que permitan dar cuenta del grado de cumplimiento en la correcta gestión documental y administración de archivos de la dependencia. Desarrollo de programa anual de desarrollo archivístico, para todo se deben generar evidencias de la ejecución
Otro punto medular que destacó Mireya Quintos es que resulta imprescindible el establecimiento de manuales de procedimientos archivísticos que amparen el cumplimiento de las funciones correspondientes a la gestión documental , pues con ello se está haciendo vinculante el correcto ejercicio archivístico y se le da sustento normativo y legal al interior de la institución.
Tras la ponencia de Mireya Quintos, tuvo lugar la inauguración en la que participaron, entre otros, Carlos Enrique Ruiz Abreu, director general del AGN, Alfonso Esparza, rector de la BUAP y Pilar Pacheco, titular del Archivo Historico Universitario de la BUAP.
Durante su intervención, Ruiz Abreú hizo énfasis en que una vez que se entiendan los beneficios de la Ley General de Archivos, el esfuerzo necesario para su cumplimiento se convertirá en entusiasmo, mencionó que el funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos no solo fortalecen la gestión documental de los sujetos obligados, sino que les brinda certeza y legalidad y confió en que el exitoso cumplimiento de la nueva Ley General de Archivos colocará a México como el país de los archivos y la correcta gestión documental.
