Mercedes de Vega, directora general del Archivo General de la Nación (AGN); y presidenta del Comité, dio la bienvenida a los asistentes a esta sesión ordinaria, señalando el momento significativo que vive la archivística nacional con la recién publicación de la Ley General de Archivos.
Comentó que, si bien para los archivos de la Administración Pública Federal (APF) no habrá cambios sustanciales en los procesos de gestión documental, con los cuales se ha venido trabajando, será muy importante su participación para implementar el Sistema Nacional de Archivos y encaminar a los archivos de las entidades federativas y municipales, pues es dentro de la APF donde se han realizado las mejores prácticas.
Por lo tanto, invitó a los titulares y suplentes de cada una de las dependencias y entidades, a seguir trabajando por tener los mejores archivos y los mejores procesos, para de ese modo seguir siendo un referente válido a nivel nacional.
Enseguida, cedió la palabra a Rogelio Cortés Espinoza secretario técnico del COTECAEF, quien dio a conocer el seguimiento a los acuerdos de la Segunda Sesión Plenaria, que se efectuó el 9 de noviembre de 2017. Y posteriormente, se revisaron los resultados de comprobación de administración inmediata.
En otros asuntos, se expusieron los resultados obtenidos en la revisión de los catálogos de disposición documental de los sectores de Educación y Cultura; Ciencia y Tecnología; Recursos Renovables, Desarrollo Agrario, Hacienda, Seguridad Nacional, Desarrollo Económico, Desarrollo Social, Trabajo, Energía y Salud. Dichos resultados, fueron entregados a sus respectivos representantes.
Otro asuntó que se analizó fue referente a la baja documental, en donde se señalaron los problemas para concretarse las solicitudes. En ese sentido, Mercedes de Vega indicó que emitir una baja documental sin el debido rigor y bajo la aplicación correcta de la norma, implica una responsabilidad enorme, tanto para el AGN como para los sectores de APF, por lo cual exhortó a que se realice el trámite con el mayor cuidado y bajo los lineamientos correspondientes.
A su vez, Víctor Manuel Rodríguez Martínez jefe del Departamento de Archivo del Gobierno Federal del AGN, abordó el tema de la transferencias secundarias y señaló que desde 1980 a 2018, sólo 44 instituciones han realizado transferencia de documentación histórica al AGN, por lo cual invitó a que envíen sus solicitudes y no realizar únicamente la baja documental. En ese mismo punto, Mercedes de Vega solicitó a titulares y suplentes de cada una de las dependencias y entidades de la APF, a efectuar las transferencias secundarias, pues resulta alarmante que en los últimos 38 años solamente se realizaron 315 trámites de esta índole.
Por último, se presentó la base de datos “Sistema de trámite de documentos”, la cual permite concentrar toda la información relacionada a los trámites realizados ante la Dirección del Sistema Nacional de Archivos del AGN, la cual puede ser consultada al momento por las autoridades del COTECAEF. Por el momento, la plataforma se encuentra en su primera etapa de desarrollo, pero se contempla su ampliación, comento Víctor Manuel.
El presídium del evento estuvo conformado por Mercedes de Vega, directora general del AGN y presidenta del COTECAEF; Rogelio Cortés Espinoza, director del Sistema Nacional de Archivos del AGN; Baltazar Brito Guadarrama y Carlos Alberto Islas, representantes del CONARCH.
