A partir del 27 de marzo de 1995, se ha venido celebrando en México el Día Nacional del Archivista. Y fue el Archivo General de la Nación (AGN) quien designó esa fecha, porque fue precisamente un 27 de marzo, pero de 1790, cuando el virrey Juan Vicente de Güemes Pacheco de Padilla y Horcasitas, II conde de Revillagigedo, dirigió al Ministerio de Gracia y Justicia de España una carta en la que exponía la necesidad de la creación de un Archivo General para la Nueva España, ante el mal estado en el cual había encontrado la documentación de las diversas oficinas del virreinato, donde imperaban los archivos, “sumamente confusos por impericia y por desorden”, sepultados y olvidados en los tribunales u oficinas, porque se les trataba como “inútiles sin considerar que muchos encierran y guardan resoluciones y providencias exquisitas, que hacen la veneración de las leyes y de los legisladores que han precedido”.
La idea del virrey concluía que sólo así, con la creación de un Archivo General, se garantizaría el fácil hallazgo de los antecedentes de los problemas del presente. Además, el traslado de los crecidos volúmenes de papeles acumulados en la oficina, a un lugar ex profeso para su depósito, resultaría en una gran ventaja al evitar las “confusiones de los particulares” y la destrucción de “la frágil materia de papeles”.
Carta manuscrita en la que el virrey Juan Vicente de Güemes Pacheco de Padilla y Horcasitas, propone el establecimiento de un Archivo General, 27 de marzo de 1790, Correspondencia de virreyes, vol. 156, AGN.
La carta fue fundamental para la creación del Archivo General de la Nueva España. Una vez que fue favorable la respuesta por parte de las autoridades, fueron redactadas, en 1792, las Ordenanzas para el Archivo General que ha de establecerse en el Palacio de Chapultepec, las cuales contenían las bases para su funcionamiento y gobierno. Y precisamente en ese documento, en el numeral cuatro se estableció el cargo del archivista, “para recibir los papeles, ordenar y dirigir este Archivo”, el cual tenía que ser una persona con conocimientos en “las expresadas materias y en el de los papeles, su disposición y manejo porque como jefe ha de dirigir la coordinación, los inventarios generales y los índices particulares”. Además, debía elegir con discreción a los empleados, así como observar las habilidades de cada uno para designar sus labores dentro del Archivo; ya que, sólo asistido y manejado por personas inteligentes tendría la capacidad de realizar una labor abrumadora, al ordenar y preservar la documentación del virreinato.
Real Orden del 28 de abril de 1792, AGN.
En nuestros tiempos, la tarea de las y los archivistas sigue siendo fundamental para el rescate, preservación y difusión de la memoria, pilares de la transparencia, la rendición de cuentas y, sobre todo, la gobernanza. Sin embargo, al igual que en tiempos remotos, su labor no es nada sencilla, ya que deben ser los responsables de su control, protegiendo la autenticidad de los documentos durante todo su ciclo vital, evitando que su valor no se vea alterado; de su cuidado, protegiendo la documentación para garantizar su consulta ya sea cotidiana, esporádica o como evidencia confiable del pasado; de su custodia, asegurando la inteligibilidad y el acceso más amplio posible a los archivos, así como coadyuvar en el combate al tráfico ilícito del patrimonio documental de la Nación; de su conservación, reuniendo, seleccionando y manteniendo los documentos originales desde su producción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico, garantizando así la administración de los archivos, asegurando que se desplieguen los procedimientos adecuados para su preservación y la elaboración de los inventarios documentales, los instrumentos de control archivístico y de consulta.
Además de los desafíos que confrontaron las generaciones antecesoras, en la actualidad se han añadido nuevos retos, propios del creciente desarrollo de una generación de productores de información digital, que hacen visible el problema de la preservación y autenticidad de la documentación digital, la cual se encuentra más latente a la eliminación de manera arbitraria. Por ello, el archivista de la era de la información debe generar diversas estrategias, con el objetivo de asegurar la longevidad de estos materiales, motivar la investigación internacional y multidisciplinaria, para crear cruces de información con otros profesionales y brindar solución a los nuevos retos que representa la memoria digital.
En la actualidad, se demanda un mayor número de archivistas profesionales, que puedan enfrentar el aumento de la producción de documentación, pues de acuerdo con J. Enrique Ampudia Mello esta explosión documental dentro de la Administración Pública Federal se comenzó a presentar desde la década de los setenta, siendo insuficiente el número de archivistas ante la enorme marejada de archivos. Por lo tanto, para garantizar el ejercicio del derecho a la información puntual y oportuna a los ciudadanos, se debe reducir el déficit de profesionales en el campo de la gestión documental.
Resulta contraproducente la situación actual en América Latina ante un evidente reducido número de programas universitarios, tanto a nivel licenciatura como en posgrado, que apunten a la formación profesional en la carrera de Archivología, que puedan atender la creciente demanda. Por lo tanto, el archivista debe ponerse el atuendo de publicista y difundir su quehacer, para que el trabajo que realiza trascienda y sensibilice a las autoridades.
El archivista del siglo XXI tiene que contar con la preparación necesaria para fomentar la inclusión de la ciudadanía e impulsar el conocimiento que permita a la población en general conocer la actividad archivística y sus beneficios sociales.
Visita la galería con la cual el Archivo General de la Nación reconoce el quehacer de las y los archivistas de México.