Para determinar ello no existe un procedimiento unívoco aplicable a todos los casos, por lo que la determinación debe realizarse de conformidad con un pensamiento lógico, apreciando si el bien o servicio decidido es o no apto a la satisfacción de la necesidad de que se trate.
Será necesario conceptualizar los efectos esperados de la aplicación del bien o servicio a la satisfacción de la necesidad, a efecto de analizar si de producirse dichos efectos estos son susceptibles de satisfacer en todo o en parte la necesidad detectada. En el entendido de que si bien dicha conceptualización generalmente se hará en el mundo de las ideas, con base en los conocimientos que se obtengan del bien o servicio y los conocimientos que se tengan del problema, en otras ocasiones será necesario realizar pruebas para verificar la capacidad de un bien o servicio para satisfacer de manera adecuada la necesidad detectada.
Ahora bien, habrá ocasiones en que se llegue a la conclusión de que sólo un bien o servicio con características particulares y estandarizadas en el mercado es susceptible de satisfacer de manera idónea la necesidad de que se trate, en tanto que en otras ocasiones, diversos bienes o servicios serán aptos para satisfacer la necesidad de que se trate.
El primer caso es el más sencillo, pues en tal supuesto basta que el área requirente –por sí o con la asesoría del área técnica, en caso de que esta exista- establezca las especificaciones técnicas correspondientes al bien o servicio de que se trate, en términos meramente descriptivos, como más adelante se referirá.
Por el contrario cuando existe una pluralidad de bienes o servicios susceptibles de constituirse en satisfactor de la necesidad, dos son las opciones que tiene a su alcance el área requirente para el establecimiento de las especificaciones: o bien abunda en su exploración del mercado en ese momento, para conocer los beneficios y perjuicios que en su caso puede conllevar cada una de las soluciones opcionales que se le presentan, concluyendo nuevamente con el establecimiento de especificaciones de carácter descriptivo –supuesto en que para la evaluación de las propuestas podrá utilizarse el criterio binario, que es el de más fácil utilización-, o bien establece las especificaciones técnicas del bien o servicio que se requiere contratar con base en criterios de productividad o funcionalidad, con la finalidad de que durante la evaluación de las propuestas, mediante los criterios de evaluación de puntos y porcentajes o de costo beneficio, se determine cuál es la mejor opción de contratación, entre las varias soluciones existentes.
Evidentemente el relegar la definición a un momento posterior complica el procedimiento de contratación –cuestión que se refleja principalmente en el mecanismo de evaluación que se utilizará- y es susceptible de producir la insatisfacción final con el bien o servicio que resulte ganadora en la elección de puntos y porcentajes, el cual, no obstante cumplir con los criterios para la adjudicación del contrato, en realidad no satisfará de manera adecuada la necesidad o no lo hará de la manera más eficiente posible.
Para el caso de las contrataciones regidas por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, debe considerarse que la única disposición relativa a la forma como deben identificarse los bienes o servicios que son susceptibles de utilizarse como satisfactores de necesidades, es la establecida en el numeral 4.1.1.1. del Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (MAAGMAASSP), apartado de “Aspectos generales a considerar”, conforme al cual resulta necesario:
“… determinar los bienes o servicios susceptibles de ser sustituidos por aquéllos que utilicen tecnologías alternas o avanzadas más rentables, económicas y con mejores sistemas de operación; que atiendan lo previsto en las disposiciones de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria que resulten aplicables, y que cumplan con las disposiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y sustentabilidad ambiental, conforme a lo siguiente:
“a) Que contribuyan al ahorro de energía.
“b) Que generen la menor emisión de contaminantes y/o gases que afecten o alteren el medio ambiente.
“c) Que requieran el menor consumo de agua y/o proporcionen la mayor capacidad de reutilización de la misma.
“d) Que generen la menor cantidad de residuos.”
Por ello, con independencia de dicha disposición, al no estar determinado con precisión en la normatividad el procedimiento a seguir para la selección de un bien o servicio, las áreas requirentes gozan de una cierta libertad para llegar a sus conclusiones. Al respecto, la lógica resulta fundamental.
En el caso de los bienes duraderos, de bienes que deben ser sustituidos después de un tiempo de uso –como por ejemplo las refacciones- y de los servicios que se prestarán de manera prolongada, la utilización de métodos como el análisis del costo del ciclo de vida, puede ser de utilidad para la determinación del bien o servicio idóneo para la satisfacción de la necesidad. Dicho método permitirá al área requirente determinar si resultaría más conveniente adquirir un bien o servicio cuya adquisición o contratación resulta más cara que otro bien o servicio, pero que considerados los gastos de mantenimiento (refacciones e insumos) o sustitución durante la vida útil del bien y su disposición final, en realidad resulta más barato que aquél.
En el entendido de que si bien el análisis del costo del ciclo de vida puede dar elementos importantes para determinar entre dos bienes o servicios equivalentes cuál es el que más conviene al ente público, para tomar dicha decisión, evidentemente, también debe considerar el presupuesto con que estima contará para la contratación. En efecto, lo ideal puede ser la adquisición del bien más caro, en razón de que al considerar sus costos de mantenimiento a la postre resulta más barato que otro cuyos costos iniciales de adquisición son menores, pero considerando su mantenimiento resultará a la larga más caro. Sin embargo, de existir restricciones presupuestarias, la determinación podrá producirse en favor del bien cuya adquisición resulte más económica –aunque de mayor mantenimiento-, si el satisfactor de que se trata es imprescindible para la satisfacción de una necesidad urgente.
Finalmente, determinado que un bien o servicio específico es el más apto para satisfacer una necesidad también determinada, resulta necesario calcular el número de unidades que se requerirán para lograr la satisfacción total de dicha necesidad.
Ahora bien, como resultado de la actividad hasta ahora realizada el área requirente debe tener la descripción del bien o servicio que estima satisfará la necesidad detectada y sus características esenciales, lo cual debe hacerse constar en las denominadas “especificaciones técnicas”, que para el caso de los servicios se denomina “términos de referencia”
