La detección de necesidades parte de la comparación entre un estado ideal perseguido (por ejemplo: la posesión de medicamentos suficientes para la atención de una determinada población, la posesión de vehículos suficientes que permitan la entrega oportuna del correo, la posesión de la papelería suficiente que permita el oportuno levantamiento de quejas o denuncias) y la realidad (inexistencia o insuficiencia de inventarios de los bienes antes referidos). Destacando que si bien el estado ideal produce un sentido de satisfacción, si se detecta la existencia de una necesidad, la realidad no es satisfactoria. El óptimo en tal supuesto es el estado ideal para cuya obtención es necesaria la obtención de satisfactores que eliminen o por lo menos reduzcan la brecha existente entre estado ideal y realidad.
Habiéndose detectado la existencia de una necesidad a satisfacer, el ente público debe analizar si la satisfacción de la misma se encuentra dentro de sus facultades.
Cuando se identifiquen varias necesidades susceptibles de ser satisfechas por un área requirente, ante la existencia de recursos limitados, debe realizarse una labor de priorización de dichas necesidades para el ejercicio de dichos recursos, debiendo ubicarse en los primeros lugares a aquellas necesidades cuya satisfacción resulte indispensables para la prestación habitual de los servicios públicos que competan al ente público de que se trate, así como aquéllas necesidades que puedan tener una mayor repercusión en beneficio de la sociedad en su conjunto. Asimismo, tratándose de necesidad que en la priorización hubieran sido ubicadas en igual nivel, atendiendo a la aplicación del principio de la Economía de que debe buscarse la maximización de los rendimientos con base en los recursos escasos de que se dispone, es claro que deberá preferirse satisfacer aquellas necesidades que representen un menor costo para el ente público.