De acuerdo con las Disposiciones Generales para la implementación, operación y funcionamiento de la Ventanilla Única Nacional, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 2 de junio de 2015, las Dependencias, Entidades y Empresas productivas del Estado aplicarán el Nuevo Modelo de Comunicación Digital.
DISPOSICIÓN DÉCIMA CUARTA.- El nuevo modelo de comunicación digital consiste en la sistematización de la información del gobierno a través del conocimiento aplicado sobre cómo las personas buscan y acceden a la información gubernamental a través de medios digitales; y en la utilización de lenguaje ciudadano y de medios audiovisuales para incrementar la efectividad e impacto de los mensajes. Este nuevo modelo de comunicación digital atiende los siguientes principios:
I. Centrado en las personas y sus necesidades como usuario.
II. Construido para la inclusión, es decir, accesible para todas las personas.
III. Simple, con mensajes de comunicación claros.
IV. Útil, con contenidos que resulten de utilidad para las personas.
V. Abierto y transparente.
Los principios enunciados en la presente disposición serán también aplicables en materia de trámites y de participación ciudadana, de conformidad con lo que establezca la Coordinación de Estrategia Digital Nacional (CEDN).
DÉCIMA QUINTA.- Con base en el nuevo modelo de comunicación digital, las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (APF) y las empresas productivas del Estado llevarán a cabo el plan de migración en materia de información del gobierno, establecido por la CEDN.
DÉCIMA SEXTA.- Para el debido cumplimiento del plan de migración, las dependencias y entidades de la APF y las empresas productivas del Estado, deberán consolidar sus sitios, micrositios y redes sociales en Internet, a través de acciones coordinadas con sus áreas sustantivas. Además, evitarán crear nuevos sitios, micrositios y perfiles de redes sociales en Internet.
Subproceso de preparación
Disposición DÉCIMA OCTAVA de las Disposiciones Generales para la implementación, operación y funcionamiento de la Ventanilla Única Nacional.
El subproceso de preparación se realiza en forma interna, una vez que:
A. La Coordinación de Estrategia Digital Nacional (CEDN) haya notificado al titular de la dependencia o sector que sus sitios actuales migrarán al portal único de trámites y servicios gob.mx.
B. Se haya realizado el proceso de nombramiento de enlace de comunicación digital.
Integración del equipo de trabajo
Como parte del subproceso de preparación, el enlace de comunicación digital de la dependencia o sector será el responsable de creación del equipo de trabajo que estará integrado por un enlace operativo, un responsable de redes sociales y un responsable de contenidos.
Una vez integrado el equipo de trabajo, el enlace de comunicación digital enviará vía oficio a la CEDN con el nombramiento de los enlaces que lo integran.
El oficio podrá estar redactado de la siguiente forma:
Responsabilidades del equipo de trabajo
Una vez realizado el nombramiento de los integrantes del equipo de trabajo, este tendrá a su cargo las siguientes funciones:
● Generar la estrategia de comunicación digital tanto para la Ventanilla Única Nacional (VUN) como para las distintas redes sociales institucionales digitales, con base en las tendencias de uso y el análisis de estadísticas del desempeño de las mismas.
● Redactar contenidos optimizados, a partir de palabras clave para buscadores, y contenidos específicos según temas sectoriales.
● Revisar los contenidos provistos por las áreas sustantivas y modificarlos para su adecuada publicación en la VUN.
● Coordinar la publicación oportuna en medios digitales de contenidos útiles y con valor agregado para las personas.
● Elaborar materiales en diversos formatos digitales que complementen los contenidos publicados en la VUN.
● Administrar las distintas redes sociales digitales de la dependencia o entidad de la Administración Pública Federal, o de la empresa productiva del Estado.
Enlace operativo
El enlace de comunicación digital designará un enlace operativo que realizará las siguientes funciones:
● Representar al enlace de comunicación digital cuando este no pueda asistir a las reuniones convocadas por la Coordinación de la Estrategia Digital Nacional. Entre ellas:
● Reuniones de seguimiento encabezadas por la Coordinación de la EDN
● Reuniones de La Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico (CIDGE), en las cuales se firman actas sobre el proceso de migraciòn a gob.mx.
● Reportar los avances del subproceso de migración a la CEDN
Responsable de contenidos
El responsable de contenidos planeará la creación de contenidos que cumplan con las necesidades e intereses de los usuarios, de los sitios dentro de la VUN y las redes sociales institucionales, de acuerdo con las siguientes funciones:
● Elaborar un plan de trabajo para la generación y publicación de contenido tanto en la Ventanilla Única Nacional como en las distintas redes sociales, que cuente la dependencia o sector.
● Producir y/o corregir contenidos de texto y audiovisuales.
● Diseñar materiales audiovisuales.
● Sistematizar el material audiovisual generado por otras unidades administrativas sustantivas.
● Gestionar, optimizar y publicar contenido social en su sitio dentro de la Ventanilla Única Nacional.
Responsable de redes sociales
Tendrá como objetivo la administración de redes sociales y la socialización de los contenidos publicados en la VUN. Deberá cubrir las siguientes funciones:
● Gestionar las redes sociales institucionales para que la estrategia de comunicación digital cumpla con sus objetivos.
● Publicar en redes sociales los materiales que genere el responsable de contenidos.
● Administrar aplicaciones de gestión y monitoreo de redes sociales.
● Posicionar la información del gobierno en las diferentes redes sociales.
● Sumarse a las activaciones transversales que se indiquen desde la Coordinación de la Estrategia Digital Nacional.
Subproceso de Migración de sitios a la Ventanilla Única Nacional
Disposición DÉCIMA NOVENA de las Disposiciones Generales para la implementación, operación y funcionamiento de la Ventanilla Única Nacional.
Una vez asignado el Enlace de Comunicación Digital, el Enlace Operativo y los responsables de Contenidos y Redes Sociales, se puede proceder a la migración de contenidos a la Ventanilla Única Nacional.
La migración la debe solicitar el Enlace de Comunicación Digital vía oficio a la o el titular de la Coordinación de Estrategia Digital Nacional. Se sugiere redactarlo de la siguiente forma:
A su vez, la autorización será otorgada vía oficio.
Manual de uso del Sistema de Administración de Contenidos (CMS) de la Ventanilla Única Nacional
Una vez autorizada la migración a la VUN, se hará llegar al Enlace de Comunicación Digital el enlace del Manual de uso del Sistema de Administración de Contenidos (CMS) de la VUN; mismo que se puede consultar en esta liga. En el mismo correo electrónico, se detallará el día y la hora en la que el Responsable de Contenidos deberá acudir a la sesión de capacitación para uso del CMS que se detalla en el apartado siguiente.
Capacitación para el uso del CMS
El Responsable de Contenidos deberá acudir el día y la hora indicada a las instalaciones de la Dirección de Comunicación Digital de gob.mx, siguiendo las siguientes indicaciones:
● La asistencia a la capacitación de carácter obligatorio para el Responsable de Contenidos.
● Si se desea que asista otra persona que gestionará el CMS durante o después de la migración, se debe enviar la solicitud al mismo correo electrónico desde el que se hace la convocatoria. Según la disponibilidad de lugares, se autorizará o denegará la asistencia de personas adicionales a la capacitación. En caso de que no exista disponibilidad, es responsabilidad del Responsable de Contenidos transmitir lo aprendido en la capacitación a la o las personas correspondientes.
● Previo a la sesión de capacitación, se deberá llenar el formulario (en formato Google Forms) que se hará llegar vía correo electrónico.
● A vuelta de correo electrónico, se enviará un acceso a una carpeta virtual desde la cual se deberá descargar un instalador y control de una Red Privada Virtual (VPN) para instalar en su laptop que permitirá acceder al ambiente de prueba de las mejoras. Es importante destacar que para la implementación de la VPN, es indispensable contar con un rango de administrador para que puedan instalar la Red Privada Virtual.
● El día de la sesión de capacitación, se debe asistir con la computadora en la que instaló la VPN sobre la cual realizará algunas pruebas, así como archivos de carga para realizar las pruebas (banners de portada, fotografías, textos y otros materiales que se usa comúnmente en el sitio)
Posteriormente, se convocará a una sesión de evaluación. Se contará con una semana para que el Responsable de Contenidos realice pruebas de carga de contenidos en el CMS. Esta sesión de evaluación también es de carácter obligatorio.
Por ningún motivo se procederá con la migración si no se acreditan los conocimientos y las habilidades requeridas para gestionar el CMS fuera del ambiente de pruebas.
Integración del Grupo de Trabajo de Información de Gobierno
En el interior de cada dependencia o entidad de la APF o empresa productiva del Estado, el Enlace de Comunicación Digital convocará un Grupo de Trabajo de información del gobierno, que estará integrado por:
1) Enlace de comunicación digital
2) Enlace de trámites
3) Enlace de tecnologías
4) Agregar al enlace de Participación Ciudadana.
5) Representante de la Unidad de Enlace en materia de Transparencia
6) Representante de la coordinación de asesores
7) Representantes de las áreas sustantivas
8) Datos Abiertos
El enlace de comunicación digital formalizará la integración del equipo de trabajo al notificar vía oficio, a la CEDN.
El oficio podrá estar redactado de la siguiente forma:
Responsabilidades del Grupo de Trabajo de Información de Gobierno
El grupo de trabajo tendrá las siguientes responsabilidades:
● Llevar a cabo reuniones de trabajo periódicas (se sugiere hacerlo por lo menos una vez al mes)
● Validar la información de los módulos “Reformas” (en caso de que apliquen), “Acciones y programas”, “Estructura” y “Documentos”
● Realizar observaciones respecto a la información de cada registro de dichos módulos
Subproceso de seguimiento
Disposición VIGÉSIMA de las Disposiciones Generales para la implementación, operación y funcionamiento de la Ventanilla Única Nacional Para poder hacer el vaciado de información, primero se debe enviar al enlace de Comunicación Digital un cuestionario en donde cada entidad establecerá las metas de contenido a cargar en cada uno de los siguientes rubros: blogs, galerías, videos, prensa, redes sociales, estructura, acciones y programas, documentos.
Tablero de control
Para poder hacer el vaciado de información, primero se debe enviar al enlace de Comunicación Digital un cuestionario en donde cada entidad establecerá las metas de contenido a cargar en cada uno de los siguientes rubros: blogs, galerías, videos, prensa, redes sociales, estructura, acciones y programas, documentos.
Una vez llenado este cuestionario, las metas se deben incluir en el Tablero de Seguimiento para tener un punto de comparación y así poder realizar el seguimiento del proceso de Migración. El cuestionario también se encuentra dividido por años (comenzando en 2012) pues existen entidades que necesitan cargar contenido de años anteriores.
El tablero se encuentra dividido en todos y cada uno de los rubros antes mencionados. El avance se puede revisar directamente en el CMS, en específico en la parte llamada “Reportes”, ahí aparecerán filtros por fecha y por dependencia para revisar el estatus de la carga de contenidos.
La revisión y actualización del Tablero de Migración deberá hacerse de forma semanal.
Guías/manuales para la Ventanilla Única Nacional
En el sitio http://wikiguias.cidge.gob.mx están disponibles de forma permanente las guías para el uso y aprovechamiento de la VUN, en el apartado 6: “Guías”.
Para efectos de Comunicación Digital y Contenidos, las secciones recomendadas para su consulta continua son las siguientes:
Conforme se agreguen nuevas guías sobre otros temas, se informará al Enlace de Comunicación Digital y Responsable de Contenidos para su consulta.
Re direccionamiento
Para dar por finalizado el subproceso de migración, una vez que se hayan cumplido las metas establecidas en el tablero de control, se debe informar a la Coordinación de Estrategia Digital Nacional - vía oficio - que la migración de contenidos ha finalizado. El oficio podrá estar redactado de la siguiente forma:
A su vez, el o la titular de la CEDN responderá vía oficio con las instrucciones precisas para al re direccionamiento del antiguo sitio al nuevo. Este oficio contiene la información técnica referente al re direccionamiento así como algunas consideraciones sobre Transparencia, accesibilidad web y fecha límite para llevarlo a cabo.
Este re direccionamiento debe llevarlo a cabo la dependencia responsable del sitio, siguiendo las instrucciones de la CEDN.
Aquí un ejemplo:
Subproceso de Desarrollo de módulos especiales
A partir de 2017, con las nuevas funcionalidades liberadas del CMS, ya no es necesario solicitar módulos especiales a la Coordinación de Estrategia Digital Nacional. Es posible agregar módulos adicionales y ordenarlos de la forma que la dependencia considere más eficaz para sus objetivos en materia de comunicación digital.
Si se requiere agregar alguna funcionalidad adicional al sitio de la dependencia, es necesario que en Enlace de Comunicación Digital lo solicite vía oficio a la o el titular de la Coordinación de Estrategia Digital Nacional.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo se hace la convocatoria del grupo de trabajo? R= Lo más recomendable es que se haga vía oficio, a cada uno de los responsables de las áreas que integran el grupo de trabajo para formalizarlo como parte del subproceso de Migración.
2. ¿Cómo saber quiénes son los enlaces? R= Si se trata de los enlaces de Trámites o de Participación Ciudadana, el Enlace de Comunicación Digital puede apoyarse en la Dirección de Participación Ciudadana de la Secretaría de la Función Pública y en la Coordinación de Estrategia Digital Nacional (en el caso de Trámites) para localizar a los enlaces. En el caso de las demás áreas contempladas, se sugiere enviar el oficio al responsable de las mismas (DGTIC, Transparencia, Áreas Sustantivas, Coordinación de Asesores) para que se sirva a designar a quien representará al área en las sesiones de grupo de trabajo.
3. ¿Cada cuándo se sesiona y cómo se registran las sesiones? R= Lo más recomendable es sesionar entre una y dos veces al mes, de acuerdo a las necesidades de la Migración que el Enlace de Comunicación Digital y su equipo identifiquen. Es importante que el Enlace de Comunicación Digital conserve una bitácora de las sesiones que puede conformarse de la invitación a la sesión (no es obligatorio que se invite vía oficio pero si se identifica que existe esa necesidad, se puede hacer) y una minuta de trabajo de los acuerdos alcanzados en la sesión respectiva para que permanezca como un respaldo de las actividades que se realizarán para llevar a cabo el Plan de Migración. Esta bitácora deberá ser conservada por el Enlace de Comunicación Digital como respaldo de todo el proceso.
4. ¿Cómo deben ser las sesiones? R= En la sesión inaugural, es recomendable que el Enlace de Comunicación Digital presente los alcances del Plan de Migración y que presente el Nuevo Modelo de Comunicación Digital de la Ventanilla Única Nacional. Asimismo, es recomendable que cuente con un mapeo general del sitio actual de su entidad (micrositios, secciones, archivos cargados, ligas externas, aplicativos) para exponerlo en el pleno del Grupo de Trabajo para su validación. En las sesiones subsecuentes, la intención es que este mapeo permita revisar en qué módulos del sitio gob.mx, pudiera ser ubicado cada uno de ellos teniendo en cuenta las Disposiciones Generales de la VUN que instruyen a consolidar sitios y micrositios en uno solo. De acuerdo al mapeo hecho con anterioridad, será más sencillo ubicar en qué módulo de la VUN puede vivir cada uno. En cada sesión, y con el apoyo de todos los integrantes del Grupo de Trabajo, puede definirse el módulo en el que se va a migrar el contenido actual del sitio; en el caso de aquellos que no se logre definir se establecerán como casos pendientes que para su migración deberán escalarse con el Enlace Operativo de la Cabeza de Sector y la Dirección de Migración de gob.mx para solventar el modo en que éste procederá.
5. ¿Si no asiste alguien a las sesiones? R= Deberá convocarse a todos estos enlaces previstos en las Disposiciones Generales de la VUN quienes tienen la responsabilidad de acudir a las sesiones del Grupo de Trabajo; en caso de que no se respondan a las invitaciones, el Enlace de Comunicación Digital lo registrará en la minuta de acuerdos que se firmará al final de cada sesión.
6. ¿Qué otras actividades realiza el Grupo de Trabajo? R= Entre otras, además de coordinar el proceso de migración, es la de acordar si se hará solicitud de Módulos Especiales en la forma en la que se prevé en las Disposiciones Generales de la VUN así como sugerir al plenario del Grupo la mejor manera de llevar a cabo la migración de la Información. Es importante que al interior del Grupo de Trabajo también se validen los trabajos de consolidación de la información; es decir que se evalúe la pertinencia de dejar de migrar archivos, documentos, sitios, cuya vigencia haya caducado y que permitan liberar al sitio de información que ya no sea utilizada; lo mismo ocurre con las secciones y aplicativos que no son utilizados o que sólo sean usados por un segmento de la población, es decir, sitios o aplicativos para los cuales debe solicitarse un acceso o que no cumplen con las Disposiciones en materia de Accesibilidad Web.
7. ¿Quién puede ser el enlace de comunicación digital? R= Es recomendable que el enlace de Comunicación Digital se encuentre en la Unidad Administrativa encargada de Comunicación Social para estar plenamente alineados a los objetivos institucionales en esta materia; en caso de que la dependencia no contará con un área como tal, que el equipo digital de información de gobierno trabajará con el área responsable de los contenidos institucionales.
8. ¿Quien puede ser enlace operativo? R= Será la persona asignada por el enlace de comunicación digital, a quien representará en las reuniones convocadas por la CEDN. Asimismo, estará al pendiente del proceso de migración e informará al enlace de comunicación digital el avance del proceso.