En este sentido, la digitalización considera una priorización que permite identificar el orden para incorporar componentes tecnológicos y de esta manera maximizar el beneficio al ciudadano y al gobierno.
Los esquemas de tramitación permiten identificar los procesos comunes de acuerdo a un funcionamiento estándar y a buenas practicas con la finalidad de homogeneizar las modalidades de los trámites presentes en la Administración Pública.
Presentación
Para la última etapa de digitalización, es decir, aquella en donde el trámite o servicio se podrá hacer completamente en línea (salvo aquellos con componentes necesariamente presenciales), será necesario diagramar el ciclo completo del proceso del trámite o servicio en estándar BPMN 2.0 (“Business Process Modeling Notation,” la Notación para el Modelado de Procesos de Negocio).
BPM unifica las disciplinas previamente definidas del proceso que modela: La Simulación, el Volumen de trabajo, la Integración de la Aplicación de la Empresa (EAI), y el Negocio a Negocio (B2B, “Business to Business” por sus siglas en inglés); integrándolas en un estándar.
BPMN permite mapear a Lenguajes de Ejecución de Negocio, ya que ha sido especificado para trazar un mapa directamente al estándar BPML, y cualquier otro lenguaje de ejecución de negocio, como BPEL4WS, desarrollado por BEA, IBM, Microsoft, y otros.
Ambos BPML (del BPMI.ORG), y de BPEL4WS (de Microsoft, de IBM, etc.) ha sido sometido al OASIS (“Organization for the Advancement of Structured Information Standards”) que es la Organización para el Adelantamiento de Estándares Estructurados de Información, que ha formado un comité técnico para crear un estándar del idioma de la Ejecución del Proceso del Negocio. El resultado de esta estandarización es llamada actualmente “Web Services – Business Process Execution Language” (W-BPEL) o Servicios Web – Lenguaje de Ejecución de Proceso.
Cuatro Etapas del modelado de Servicios Web del BPMN
El modelar los Servicios Web del BPMN implica un proceso de cuatro etapas:
- Diseñar los procesos que utilizan BPMN.
- Simular los procesos y los modifica para eficiencia.
- Publicar los servicios utilizando BPEL.
- Organizar los servicios web en flujos de punta a punta de negocio, coordinando su desempeño. Los Sistemas de la Administración del Proceso del negocio (BPMS) son empleados en esta etapa.
Con BPMN se especifica un solo esquema del proceso del negocio, llamado Diagrama del Proceso de Negocio (BPD), el cual ofrece una gran facilidad para modelar y entender los procesos complejos del negocio, y puede ser mapeado sencillamente a BPEL.
Para modelar un flujo del proceso del negocio, se debe considerar los acontecimientos que ocurren para empezar un proceso, los procesos que son realizados, y los resultados del flujo del proceso. Las decisiones del negocio y las ramificaciones de los flujos se modelan utilizando entradas. Una entrada es semejante a un símbolo de decisión en un organigrama. Un proceso puede contener subprocesos, que pueden ser mostrados gráficamente por otro BPD conectado mediante un enlace a un símbolo del proceso. Si un proceso no se descompone en subprocesos, es considerado una tarea – el proceso de más bajo nivel. Un + en el símbolo del proceso denota que el proceso es descompuesto; si no tiene un +, es una tarea.
Para especificar quién hace qué, esto es, los responsables de ejecutar cada uno de las actividades o tareas del proceso, se puede hacer colocando los acontecimientos y los procesos dentro de áreas sombreadas llamadas “albercas” (“pools” que denotan quién realiza un proceso). Se puede dividir aún más una alberca en “carriles” (“lanes”). Una alberca representa generalmente una organización, y un carril representa generalmente un departamento o área dentro de esa organización, sin embargo se pueden representar mediante estas agrupaciones otros detalles del proceso, como son funciones, sistemas, etc.
Modelando los Eventos del Negocio
Durante el modelado del proceso del negocio, se incluyen los acontecimientos que suceden en el negocio y se muestra cómo afectan los flujos del proceso. Un acontecimiento puede ser un iniciador del proceso, un terminador del proceso o puede ocurrir en medio del proceso. BPMN tiene una anotación para cada uno de estos tipos de acontecimientos:
Para modelar flujos de procesos más complejos, como servicios web negocio a negocio (“B2B web services,”) existen diferentes notaciones para diagramar disparadores de eventos tales como temporizadores, correos electrónicos, reglas de negocio y condiciones de error. Al especificar un disparador de evento se restringen pero no se detienen los flujos del proceso. Por ejemplo, solo se puede modelar flujos de mensajes desde un evento de mensaje a otro, instituyéndose como reglas de modelo, las cuales son automáticamente identificadas por la herramienta:
Estos eventos ocurren cuando un proceso en particular está siendo ejecutado y causan que el proceso se detenga y dispare el inicio de un nuevo proceso o que se complete el proceso y esto dispare otro evento que inicia un nuevo proceso. Para modelar estos eventos se debe poner el símbolo del evento en el proceso con el que se asocia. Por ejemplo, cuando un evento se completa, se dispara un mensaje que notifica a otro evento que debe iniciarse:
Hay 3 tipos de procesos, los procesos, subprocesos y las tareas, los cuales son representados indistintamente por el mismo símbolo de la caja rectangular con las esquinas redondeadas:
El símbolo + indica que el proceso tiene un subproceso relacionado, el cual puede ser adjuntado en el diagrama, lo cual es llamado “descomponer” el proceso para mostrar todas sus jerarquías, esto es, diagramando los procesos y los subprocesos que los integran, hasta llegar a las tareas que constituyen el nivel más bajo de la diagramación. Estos elementos debe ser claramente enlazados con los que los preceden y anteceden para que cualquiera pueda entender el diagrama al verlo, comprendiendo el flujo sin problema. Para diagramar el orden de ejecución de los procesos, estos se deben enlazar con una secuencia de flujo, que es representada con una flecha con la punta rellena:
Este símbolo es usado en los modelos para mostrar la secuencia de los procesos, como cuando son enlazados dos procesos que se encuentran en diferentes carriles o albercas del diagrama, que denotan relación entre funciones, áreas o departamentos de la organización.
Símbolos de Decisiones
Para diagramar las decisiones, se utilizan los símbolos de diamante, sus tipos son:
Símbolos de Albercas y Carriles
Para saber quién hace qué proceso o tarea, se utilizan las albercas y carriles (comúnmente conocidas como “pools” y “lanes” en inglés). Las albercas son rectángulos horizontales o verticales que representan un departamento, organización u cualquier otra entidad que sea responsable de los procesos o tareas a diagramar. Dentro de las albercas se diagraman los procesos que corresponde ejecutar a quien representa dicha alberca. Los carriles son divisiones de las albercas que representan áreas o funciones de ésta. El nivel de detalle que representa cada una de estas divisiones es determinada por la alberca en la que se encuentran.
Cajas Blancas y Negras
Para diagramar un proceso del que no se quiere detallar sus componentes, ya sea porque no se tiene control sobre él o porque es un proceso externo ejecutado por otra organización, pero los cuales disparan o se relacionan con procesos que deben ser diagramados a detalle, se puede utilizar una Caja Negra, que es una alberca que representen esa entidad u organización en la que se encuentra el proceso, y enlazarlo con las Cajas Blancas que son las albercas donde se diagraman los procesos que se están modelando, enlazándolas sólo por flujos de mensajes.
Detallar el Proceso con Anotaciones
Para clarificar y hacer más fácil el flujo de los procesos, se puede utilizar símbolos de objetos de datos o colocando notas de texto enlazándolos con los elementos del modelo que se quieren clarificar. Estos símbolos no denotan un efecto en el modelo, sólo se utilizan para detallar como se efectúa el flujo o para mostrar cómo se va transformando la información durante el proceso.
Diagramando para Lenguajes de Ejecución de Negocios
Los Lenguajes de Modelado de Procesos de Negocios están basados en meta lenguajes XML con el propósito de modelar los procesos de negocios en un formato XML. Las especificaciones de estos lenguajes contemplan estándares para:
- Flujos de Datos
- Eventos
- Mensajes
- Reglas de Negocios
- Excepciones (Errores)
- Transacciones
Los procesos modelados en BPMN pueden ser directamente diagramados para los Lenguajes de Modelado de Procesos de Negocios, como el BPEL4WS o WSDL, debido a que tiene una base matemática (“Pi Calculus Branch” del “Proceso Calculi”) que es un método formal de computación, lo cual es la base de los procesos móviles y dinámicos.
Conclusiones
Aún cuando el modelado de procesos utilizando BPMN es aún superado por el uso del UML, la facilidad de mostrar el flujo de los procesos en las organizaciones que proporciona el primero, así como la posibilidad de convertirlo a lenguajes de ejecución, lo hace esencial para modelar los procesos y volverlos entendibles para los encargados de implantarlos en el BPMS. Sin embargo, no es exclusivo y ni reemplaza a los otros lenguajes de modelado, como el UML, y puede coexistir con ellos, complementándose, lo que hará más accesible y entendible a los procesos que se modelen. A continuación se presenta un ejemplo de flujo.
Para mayor información se puede consultar el manual de BPMN 2.0 en la dirección internet: BPMN 2.0 Handbook
Glosario de términos
B2B: “Business to Business,” negocio a negocio
BPD: “Business Process Diagram,” o Diagrama del Proceso de Negocio (BPD)
BPM: “Business Process Modeling,” modelado de procesos de negocio
BPMN: “Business Process Modeling Notation,” la Notación para el Modelado de Procesos de Negocio
EAI: “Enterprise Application Integration,” integración de la aplicación de la empresa
OASIS: “Organization for the Advancement of Structured Information Standards”, la Organización para el Adelantamiento de Estándares Estructurados de Información
W-BPEL: “Web Services – Business Process Execution Language,” Servicios Web – Lenguaje de Ejecución de Proceso.