Debido al gran número de preguntas enviadas durante el Taller de Seguimiento a la Implementación y Desempeño del Sasisopa Comercial del pasado 29 de septiembre del año en curso, las y los expertos de la ASEA se dieron a la tarea de responder, a través de este Blog, a las preguntas más recurrentes y que se relacionan con las Disposiciones Administrativas de Carácter General que Establecen los Lineamientos para la Conformación, Implementación y Autorización de los Sistemas de Administración de Seguridad Industrial, Seguridad Operativa y Protección al Medio Ambiente Aplicables a las Actividades del Sector Hidrocarburos (DACG SASISOPA Comercial, DOF 16-06-2017; Acuerdo modificatorio DOF, 02-08-2018).
¿La Auditoría Externa podría realizarse dos años posteriores al inicio de operaciones?
Las Auditorías Externas deben ser realizadas en apego a las Disposiciones Administrativas de Carácter General que Establecen los Lineamientos para llevar a cabo las Auditorías Externas a la Operación y el Desempeño de los Sistemas de Administración de Seguridad Industrial, Seguridad Operativa y Protección al Medio Ambiente aplicables a las actividades del Sector Hidrocarburos. Como orientación, referimos los artículos 7 y 13 que establecen:
Artículo 7: “Las Auditorías Externas al Sistema de Administración de los Regulados, deben ser realizadas por lo menos una vez cada dos años. El Regulado es responsable de contratar, para la ejecución de las Auditorías Externas a Auditores Externos autorizados por la Agencia. En cada Auditoría Externa se debe evaluar el cumplimiento de todos los requisitos que apliquen al Sistema de Administración del Regulado, en los términos definidos en los presentes lineamientos”.
Artículo 13: “El Auditor Líder debe preparar el Plan de Auditoría utilizando el Formato del Anexo l de los presentes lineamientos, basado en la documentación proporcionada por el Regulado y considerando la complejidad del proyecto a auditar. La preparación del Plan de Auditoría debe apoyarse en técnicas de muestreo acordes a los estándares nacionales e internacionales. El Auditor líder debe hacer un muestreo adecuado a las dimensiones del Proyecto y considerando todas las instalaciones del mismo…”.
Si la Estación de Servicio está clausurada, ¿tiene obligación de tener la Auditoría Externa?
Sí tiene la obligación de realizar la Auditoría Externa conforme al Artículo 7 de las Disposiciones Administrativas de Carácter General que Establecen los Lineamientos para llevar a cabo las Auditorías Externas a la Operación y el Desempeño de los Sistemas de Administración de Seguridad Industrial, Seguridad Operativa y Protección al Medio Ambiente Aplicables a las Actividades del Sector Hidrocarburos referida con anterioridad, que señala que “las Auditorías Externas al Sistema de Administración de los Regulados, deben ser realizadas por lo menos una vez cada dos años”.
Debido a que su Sistema de Administración de SASISOPA Comercial está conformado por un conjunto documental, no impide al Regulado, que un Auditor externo pueda verificar el cumplimiento de su conformación y autorización del Sistema de Administración para la obtención de los resultados de auditoría. Asimismo, en caso de incumplimiento a las DACG SASISOPA Comercial en su artículo 41, se establece que “la Agencia podrá supervisar y vigilar en cualquier momento el cumplimiento de las obligaciones del Regulado respecto del Sistema de Administración autorizado”, por lo que corresponderá a la Unidad de Supervisión, Inspección y Vigilancia Industrial de la ASEA, determinar lo conducente, y en su caso imponer las medidas correspondientes.
¿Qué se hace después de la segunda Auditoría Externa?
La ejecución de las Auditorías Externas es una actividad que se deberá llevar a cabo de forma permanente durante toda la vida útil del proyecto. La entrega de resultados de dichas auditorías deberá estar acompañada de un plan de atención de hallazgos y posteriormente sus respectivos informes semestrales de cumplimiento del plan de atención de hallazgos.
¿Con qué frecuencia se recomienda realizar la Auditoría Interna? ¿Es posible realizarla por partes? Por ejemplo, un semestre auditar la mitad de los elementos y el siguiente semestre, la mitad faltante.
La ejecución de las Auditorías Internas es de acuerdo con la calendarización señalada en su programa de implementación y con los alcances que el Regulado establezca, siempre con la finalidad de evaluar el desempeño de la implementación de su Sistema de Administración.
¿Si se sustituyen los dispensarios, se requiere cambiar los Protocolos de Respuesta a Emergencias (PRE)?
El artículo 18 de las Disposiciones Administrativas de Carácter General que establecen los Lineamientos para la Elaboración de los Protocolos de Respuesta a Emergencias en las Actividades del Sector Hidrocarburos (DOF, 22-03-2019), señalan que los Protocolos de Respuesta a Emergencias (PRE) deberán actualizarse cuando se presente alguno de los siguientes supuestos:
- Cada 5 años;
- Modificaciones al diseño y/o tecnología del proceso o cualquier otra modificación que afecte el resultado del Análisis de Riesgo en las diferentes Etapas de Desarrollo del Proyecto;
- Accidentes (Eventos Tipo 3 o 2); o
- Durante algún Simulacro donde se haya detectado alguna falla o mejora de los elementos evaluados
De esta forma, si la modificación afecta al resultado del Análisis de Riesgo, sería necesario la actualización del PRE.
Si la Autorización se emitió a mitad del año calendario, el Informe Anual solo reportó el desempeño del segundo semestre, ¿debo esperar hasta recopilar la información de todo un Año Calendario?
Si la autorización se obtuvo en el segundo semestre del Año Calendario, se sugiere ingresar su Informe Anual hasta el año siguiente posterior para que sea entregada la totalidad de la información correspondiente a los elementos señalados en el Anexo V de las DACG SASISOPA Comercial.
Si no realicé los Informes Anuales dentro del tiempo definido, ¿cómo puedo ponerme al corriente?
Es importante que ingrese lo antes posible sus Informes, de conformidad con lo establecido en los términos y condicionantes de la Autorización del Sistema de Administración, en cumplimiento al artículo 35 de las DACG SASISOPA Comercial que establece: “El Regulado deberá cumplir de manera permanente, durante todas las Etapas de Desarrollo del Proyecto, incluyendo, desmantelamiento y abandono, con las acciones definidas en el Anexo IV, de los presentes Lineamientos y con lo establecido en su Sistema de Administración”.
Lo anterior, en debida observancia y cumplimiento al artículo 41 de las DACG SASISOPA Comercial que establecen: "La Agencia podrá supervisar y vigilar en cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones del Regulado respecto del Sistema de Administración autorizado”, por lo que, corresponderá a la Unidad de Supervisión, Inspección y Vigilancia Industrial de la ASEA, en el ámbito de sus atribuciones de supervisión, inspección y vigilancia, determinar lo conducente, y en su caso imponer las medidas correspondientes.
¿Existe algún tipo de multa en el caso de presentar un Informe Anual con errores?
El artículo 41 de las DACG SASISOPA Comercial establecen que “la Agencia podrá supervisar y vigilar en cualquier momento el cumplimiento de las obligaciones del Regulado respecto del Sistema de Administración autorizado”, por lo que, corresponderá a la Unidad de Supervisión, Inspección y Vigilancia Industrial de la ASEA, en el ámbito de sus atribuciones, determinar lo conducente, y en su caso imponer las medidas correspondientes.
Cuando las estaciones con retrasos en el inicio de operaciones ya cuentan con autorización SASISOPA, ¿a partir de cuándo deben y pueden dar cumplimiento a sus obligaciones?
Desde el momento en que el Regulado obtiene su autorización deberá cumplir de manera permanente, durante todas las Etapas de Desarrollo del Proyecto, incluyendo, desmantelamiento y abandono, con las acciones definidas en el Anexo IV de la DACG SASISOPA Comercial, con lo programado en su Sistema de Administración y con los términos y condicionantes establecidos en su registro de conformación y autorización, en concordancia con lo señalado en el artículo 35 de dichas disposiciones.
Si cuento con una Autorización de SASIOPA ¿puedo utilizar la misma autorización para otra Estación con la misma razón social? ¿Y cuál sería el procedimiento a seguir?
No es posible utilizar una Autorización ya emitida de una Estación de servicio para otra Estación, debido a que las autorizaciones corresponden a cada proyecto, por lo que se debe solicitar una Autorización por cada permiso emitido por la Comisión Reguladora de Energía, de las cuales el Regulado sea el titular.
De registrarse el cambio de un Representante Técnico, ¿se informa a la ASEA a través de un escrito libre?
Efectivamente, se dará aviso a la Agencia mediante el ingreso de un escrito libre, mediante el cual se indique el cambio de representante técnico en su Sistema de Administración. Asimismo, la designación del representante técnico debe ser referido dentro del Informe Semestral o Anual y acompañarse de los documentos respectivos actualizados, tales como: el formato de funciones y responsabilidades, el currículum del nuevo representante técnico y el perfil de puesto con las funciones a desempeñar.
Si la estructura correspondiente al elemento de Funciones Responsabilidad y Autoridad es igual que la presentada en el primer año, ¿qué información adicional deberé presentar en el Informe Anual del segundo, tercer, cuarto año y subsecuentes?
Sin importar que no se hayan presentado cambios o actualizaciones a la información respecto de años anteriores, ésta se deberá incluir en el Informe Anual de Desempeño que corresponda, considerando dentro de los formatos y/o matrices, la fecha de la última revisión, la versión de los documentos, las firmas de las personas designadas para dicha actividad y función, y estar identificados con la codificación de acuerdo con su Sistema de Administración registrado.
¿Los contratos con prestadores de servicios son obligatorios?
En cumplimiento al Informe Anual, el Regulado deberá ingresar evidencia respecto a lo indicado en el elemento XI SEGURIDAD DE CONTRATISTAS del anexo V de las DACG SASISOPA Comercial, en apego a lo declarado en su propio Sistema de Administración. Así como, considerar lo establecido en el artículo 14 de la Ley de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos.