Las comisiones unidas de Gobernación y de Estudios Legislativos Primera, aprobaron el dictamen que expide la Ley General de Archivos, que establece los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los documentos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes de la Unión; así como de los archivos en posesión de órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos; o de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación, las entidades federativas y los municipios. Estipula las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos y fomenta el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la nación.
Entre los objetivos de la Ley, se encuentran:
- Promover el uso de métodos y técnicas encaminados al desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, lo que contribuirá a la eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional.
- Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos; y de aquella que por su contenido sea de interés público.
- Impulsar el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados, para favorecer la toma de decisiones, la investigación, el avance del conocimiento y el resguardo de la memoria institucional de México.
- Establecer el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos.
- Definir las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito federal, estatal y municipal.
- Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con las disposiciones aplicables
- Fomentar la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio documental de la nación; la cultura archivística y el acceso a los archivos.
- Determinar que los sujetos obligados se regirán por los principios de conservación, procedencia, integridad, disponibilidad y accesibilidad.
- Dejar en claro que la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales.
- Garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos, a efecto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los mismos, así como fomentar el conocimiento del patrimonio documental de la nación.
- Estipular que cada sujeto obligado será responsable de organizar y conservar sus archivos, de la operación de su sistema institucional, del cumplimiento de lo dispuesto por la Ley, las correspondientes de las entidades federativas y las determinaciones que emita el Consejo Nacional —o el Consejo Local según corresponda—; y deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información a su cargo.
- Aprobar la creación del Sistema Institucional de Archivos como el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental. Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del Sistema.
- Promover que el Área Coordinadora de Archivos, a través de las áreas operativas, lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de documentos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.
- Especificar que los Sistemas Locales de Archivos de cada entidad federativa contarán con un sistema local, que será el conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la Ley.
- Precisar que el patrimonio documental de la nación es propiedad del Estado Mexicano, es de dominio e interés público y está sujeto a la jurisdicción de los poderes federales. Y que se consideran documentos de archivo a los monumentos históricos.
- Y resaltar que el Archivo General de la Nación será la entidad especializada en materia de archivos, cuyo objetivo será promover la organización y administración homogénea de los documentos; preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental; y salvaguardar la memoria nacional de corto, mediano y largo plazo, así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas.
La senadora Cristina Díaz Salazar del Partido Revolucionario Institucional y presidenta de la Comisión de Gobernación, hizo un reconocimiento a los académicos, especialistas, organizaciones civiles y al Gobierno Federal, que participaron en la elaboración de este nuevo ordenamiento.
La senadora Laura Angélica Rojas Hernández, del Partido Acción Nacional, destacó que esta Ley establece el procedimiento sobre los cuales se rige la gestión documental de la administración pública en el país y la manera como se deben cuidar los archivos que están en posesión de particulares.
La senadora Pilar Ortega Martínez, también del PAN, opinó que se fortalecerá la política de transparencia y el derecho de los mexicanos de acceder a la verdad, además de garantizar el resguardo de la historia mexicana.
*Con información del área de Comunicación Social del Senado de la República