Inicialmente, el Archivo de la entidad se instituyó como un monumento a la historia y la tradición, que atesora el propio gobierno y las instancias públicas. A esto se sumó una convocatoria dirigida a la población, para que pudieran suministrar documentos con valía histórica en beneficio del acervo estatal. La inauguración definitiva tuvo lugar el 16 de septiembre de 1879.
“Los documentos adquiridos se clasificaron por legajos y por años, y fueron construidos estantes y cómodas con el fin de colocar el material obtenido. Además, se dispuso de un salón cuyas dimensiones eran 20 varas (alrededor de 17 metros) de largo, por 6 varas (5 metros) de ancho, para el resguardo del patrimonio histórico documental”, mencionó Jaime García Alcocer, Director Estatal de Archivos.
Posteriormente, con el incremento en la concentración de archivos, debido sobre todo a las donaciones privadas, surgió de forma paulatina la necesidad de establecer una nueva sede. Ante este requerimiento, el 17 de julio de 1980, el gobernador Rafael Camacho Guzmán emitió un decreto que dictaminaba la creación del Archivo Histórico del Estado, integrado con las fuentes documentales e históricas de las dependencias estatales y municipales; así como adquisiciones y donativos de particulares.
“Seis años después, el 21 de julio de 1986, el gobernador Mariano Palacios, determinó que el edificio de Madero 70, en el Centro de la capital queretana, fuera sede definitiva del Archivo Histórico del Estado, inaugurándolo y abriéndolo al público en general”, afirmó García Alcocer.
La documentación con más antigüedad que resguarda la institución data de 1579; y se trata de un expediente civil del Fondo Justicia, donde se detalla la venta de esclavas en la entidad; así como un juicio promovido por una de ellas, quien exigía su liberación. Asimismo, se cuenta con la Jura de La Provincia de Querétaro a La Regencia del Imperio con motivo de la Independencia, fechado en 1821; además de un retrato original del primer gobernador del estado, José María Diez Marina, entre muchos otros documentos.
“Esta institución alberga uno de los acervos más completos que existen. Se tienen archivos de Notaría, Registro Civil, Hacienda, Dirección Jurídica y Poder Ejecutivo. Y se resguardan también los borradores de la creación de la Constitución, ya que todos los trabajos legislativos, para lograrla, se hicieron aquí en Querétaro”, expresó el Director Estatal de Archivos.
García Alcocer indicó que el Archivo General queretano cuenta con dos bibliotecas especializadas en historia de la entidad; además de una hemeroteca, prácticamente la más completa en el territorio del estado.
El procedimiento de consulta y acceso a los fondos del Archivo consta de la presentación de una identificación, una carta institucional donde se solicite la consulta de documentos, la debida protección para realizarla (guantes, cubrebocas, lentes) y la ausencia de flash si se llegara a utilizar cámara fotográfica o algún otro dispositivo electrónico.
Por otra parte, al no contarse con un marco jurídico que normara la adecuada organización, y vigilara el ordenamiento y salvaguarda de los documentos que se generan y custodian, el 24 de julio de 2009 se promulgó la Ley de Archivos del Estado de Querétaro, que dispone la creación de la Dirección Estatal de Archivos, órgano rector en materia archivística.
¡Visita el Archivo General del Estado de Querétaro!, que celebra 140 años de atesorar y custodiar, con esmero y dedicación, el patrimonio histórico; el cual se difunde como la fuente documental más importante de la entidad, desde la época virreinal hasta la actualidad.