El Consejo Nacional de Archivos (CONARCH) celebró este 9 de diciembre su primera sesión ordinaria en la sala INEGI de dicho organismo, este encuentro se da tras su sesión de instalación en la que, el pasado 9 de septiembre de 2019, en cumplimiento con la Ley General de Archivos, se reunieron representantes de la Administración Pública Federal, de los poderes Legislativo y Judicial, de los organismos constitucionalmente autónomos y de las entidades federativas, así como de asociaciones civiles y particulares involucrados en el trabajo de la gestión documental y administración de archivos, para echar a andar las bases para la coordinación y el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos.
El CONARCH, como órgano coordinador del Sistema Nacional de Archivos, es el encargado de aprobar la política nacional de archivos, conforme a la Ley General de Archivos (LGA), así como de aprobar y difundir la normativa relativa a la gestión documental y administración de archivos, entre otras funciones que lo colocan como el ente rector de la archivística nacional.
Durante esta primera Sesión Ordinaria de 2019, Carlos Enrique Ruiz Abreu, director general del Archivo General de la Nación (AGN) y presidente del CONARCH, agradeció la presencia de los consejeros y celebró el avance en la formal adición de los representantes de diversas entidades federativas.
Tras la validación de quórum y aprobación del acta de la sesión de instalación, Marco Palafox Schmid, secretario técnico del CONARCH y director jurídico del AGN, presentó los avances para la emisión del reglamento interno del Consejo, explicó que posterior al periodo de revisión para recibir observaciones de los consejeros, los representantes del Poder Judicial de la Federación, de la Auditoría Superior de la Federación, del INAI y del Banco de México, emitieron comentarios respecto al proyecto trabajado, los cuales, para permitir a todos los consejeros revisarlos y analizarlos a consciencia, se propone extender el periodo de observaciones, por lo que el pleno del CONARCH aprueba postergar al día 15 de enero de 2020 la fecha para emitir observaciones al proyecto del Reglamento, tanto en la versión originalmente trabajada por el AGN, como con las observaciones remitidas por los consejeros.
Como siguiente punto se presentó el proyecto para la implementación y funcionamiento del Registro Nacional de Archivos, el cual, conforme al capítulo VI de la LGA, es una aplicación informática, administrada por el AGN, que recaudará información de los archivos públicos y privados del país, tanto de su ubicación, conformación y funcionamiento, como de los documentos que resguarda, con el propósito de generar información de interés respecto al ámbito archivístico nacional y difundir el patrimonio documental de los sujetos obligados.
Esta plataforma ha sido desarrollada por el propio AGN, con la participación de un equipo interdisciplinario, y se compone, en una primera fase, de una interfaz que, tras validar la identidad del sujeto obligado, habilitará una batería de preguntas para conocer la integración de los archivos de trámite, de concentración e históricos de los Sujetos Obligados, los cuales, tras concluir la captura de su información, recibirán de forma automatizada una Cédula de Registro que acredite el cumplimiento de dicha obligación.
Tras la presentación del proyecto del Registro Nacional de Archivos, diversos Consejeros manifestaron algunas inquietudes al respecto, por ello hizo uso de la voz María del Carmen Zúñiga, Directora Estatal de Archivos de Querétaro, quien solicitó integrar un catálogo de Sujetos Obligados por la Ley General de Archivos, que prevea los casos particulares, para tener mayor certeza y sustento, de tal manera que los Archivos Estatales tengan certeza de quiénes son los entes a los que debe acompañar y supervisar. En ese sentido Josefina Román Vergara, Comisionada del INAI, indicó que tanto la Ley General de Transparencia, como la Ley General de Archivos tienen los mismos sujetos obligados, y de la misma manera los órganos garantes de cada estado tienen también un padrón de sujetos obligados aprobados por sus plenos, por lo que los puntos finos para la definición de los sujetos obligados se aprecia en la acotación que hace la normatividad al referirse a toda “persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios”.
En el mismo tenor, Arlene Guadalupe Marón Montiel, representante del estado de Hidalgo, puso a consideración el papel que jugarían los registros estatales de archivos, como es el caso del estado de Hidalgo, que desde 2008 integró su propio registro, teniendo identificados a 182 sujetos obligados, por lo que sometió a la reflexión del Consejo de qué manera se podrían vincular los registros estatales con el Registro Nacional de Archivos, con el fin de que no trabajen doble los sujetos obligados locales.
En cuanto al diseño del instrumento de recopilación de datos de los archivos del país, Elizabeth Pérez Quiroz, representante del Estado de México, solicitó que el AGN comparta con el CONARCH la batería de preguntas que se lanzarán dentro de la plataforma del Registro Nacional de Archivos, para avanzar en la recopilación y organización de la información correspondiente y una vez llegada la fecha sea más ágil su carga y cumplimiento.
Por su parte, Belem Oviedo Gámez, presidenta de la Asociación Mexicana de Archivos y Bibliotecas Privadas pidió acotar el término "archivos privados de interés públicos" y proponuso que quede como "archivos históricos en propiedad de particulares".
Para ahondar en el tema, Carlos Ruiz Abreu propuso implementar medidas que permitan blindar la información, de forma que los cambios de administración o la rotación de los servidores públicos no desmantele la información ya reportada en el RNA.
Una vez desahogadas las inquietudes en torno el proyecto del Registro Nacional de Archivos, el secretario técnico del Consejo, Marco Palafox Schmid sugirió establecer una coordinación con las entidades federativas para homologar la batería de preguntas para que el Registro Nacional de Archivos y los Registros que las entidades federativas decidan habilitar no genere duplicidad y trabajo adicional innecesario, así mismo propuso abrir un periodo para que los consejeros revisen y hagan observaciones al instrumento de recopilación que se integrará en la plataforma del RNA.
Es así que el pleno del CONARCH aprobó por unanimidad el proyecto de la plataforma digital del Registro Nacional de Archivos, así como su inicio de operaciones para que el AGN tenga un periodo de prueba de seis meses, posterior al cual se puedan corregir deficiencias y hacer las mejoras que se vayan detectando. Así mismo se instruyó a la Secretaría Técnica del CONARCH a remitir a los consejeros la batería de preguntas que integrarán el instrumento de recopilación de datos de los archivos para el RNA. Con este propósito, también fue aprobado por unanimidad el proyecto modificado de las reglas provisionales del RNA. Respecto a las inquietudes sobre la definición de los Sujetos Obligados por la LGA, el CONARCH ha instruido a la Secretaría Técnica a realizar las gestiones correspondientes con el INAI y el Sistema Nacional de Transparencia para generar un primer padrón de Sujetos Obligados por la Ley General de Archivos.
El siguiente punto a abordar fue el seguimiento de acuerdos, en el cual se dio cuenta de las gestiones que realizó el AGN para plantearle a las autoridades competentes en materia presupuestaria, las necesidades que presentan los archivos del país, para ello se definieron cinco líneas estratégicas que requieren de dotación presupuestaria para el óptimo funcionamiento de los archivos y el cumplimiento de sus fines: diagnóstico que precisa las condiciones actuales de los archivos en cada entidad federativa, capacitación para todos los sujetos obligados, organización y descripción de archivos, conservación y prevención de riesgos y atención de siniestros; estas necesidades fueron planteadas por el AGN a través de su director general, en reunión con el diputado Mario Delgado, presidente de la Junta de Coordinación Política de la Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, resultado de lo cual se logró contar con una ampliación presupuestaria para el AGN, y se sugiere que las autoridades locales en materia de archivo repliquen con sus respectivos Congresos Locales las mismas gestiones para la constitución de un fondo que permita financiar las 5 líneas estratégicas expuestas.
Para nutrir el tema, Issa Luna Pla, Investigadora del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM, resaltó que la gestión presupuestaria a favor de los archivos puede fortalecerse si se tienen indicadores que describan las capacidades institucionales de todos los archivos, inspirados en el diagnóstico que en su propia institución el AGN ha emprendido, y que el CONARCH tenga elementos cuantitativos y cualitativos para medir los avances, propuso incluso emprender una coordinación con el INEGI para la definición de estos indicadores, de tal manera que la solicitud de recursos se gestione con base en información cuantitativa y cualitativa del estado que guardan los archivos del país.
El secretario técnico del Consejo asentó que se toma conocimiento de inquietudes manifestadas y resaltó que ya se está en un comité de trabajo del INEGI para recabar esta información a través del Censo Nacional de Gobierno.
En seguida, Eva Julisa Hernández Luna, Directora General de Archivos Generales del Estado de Guanajuato solicitó que se resuelva la definición entre documento electrónico y documento digitalizado y manifestó su preocupación por la falta de elementos que den certeza a la seguridad de la información en documentos electrónicos.
Por su cuenta Ulises Romero Hernández, director del Archivo del Poder Ejecutivo de Michoacán, extendió una invitación al AGN para que acompañe a dicha entidad en su proceso de armonización local con la Ley General de Archivos.
De vuelta en el uso de la voz, el secretario técnico tomó conocimiento sobre la invitación que hace el director del Archivo del Poder Ejecutivo de Michoacán para acompañar su proceso de armonización, así como se tomó conocimiento de la necesidad para regular archivos electrónicos y para emitir un instrumento sobre la conservación física y preservación digital de los documentos de archivo, la cual será una de las principales líneas de trabajo del CONARCH a través de su respectiva comisión.
Como último punto en el orden del día, Marco Palafox abrió el periodo de intervenciones para tratar asuntos generales.
Por parte del AGN presentó avances sobre la emisión de lineamientos para el funcionamiento del Consejo Técnico y Científico Archivístico, concebido en la LGA como órgano asesor del AGN en las disciplinas afines al quehacer archivístico, al respecto se informó que el pasado 4 de diciembre el Órgano de Gobierno del AGN aprobó dichos lineamientos, por lo que serán remitidos a los integrantes del CONARCH para que revisen el ordenamiento y emitan sus opiniones a más tardar el 28 de febrero de 2020.
En atención a dicha exposición, el CONARCH dio por presentada la propuesta de lineamientos para el funcionamiento del Consejo Técnico y Científico Archivístico y habilitó un periodo para observaciones al respecto hasta el 28 de febrero de 2020.
Al no haber más temas por tratar, Carlos Ruiz Abreu agradeció a los consejeros su asistencia y por el esfuerzo que cada uno hace para la preservación de la memoria nacional y regional, resaltó que son muy importantes las observaciones vertidas en el Consejo, las cuales serán acatadas al pie de la letra.