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Participa el Archivo General de la Nación (AGN), en colaboración con el Instituto Chihuahuense de Transparencia y el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos, en la Jornada estatal de armonización legislativa en materia de Archivos en Chihuahua realizado el 18 de octubre de 2019 en el Palacio de Gobierno del Estado de Chihuahua, así como en el Taller “Principios y deberes de los sujetos obligados para el cumplimiento del marco normativo en materia de gestión documental y administración de archivos2 realizado el 17 de octubre en el Tribunal Superior de Justicia del Estado de Chihuahua, eventos realizados como parte de los esfuerzos por asegurar la efectiva aplicación de los preceptos de la Ley General de Archivos, que entró en vigor el 15 de junio de 2019, fecha a partir de la cual las entidades legislativas tienen un plazo de un año para armonizar sus leyes estatales con los postulados de la Ley General de Archivos.

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Con el propósito de dotar de herramientas técnicas y orientar a los actores locales en su proceso de armonización legislativa, Marco Palafox Schmid, director de asuntos jurídicos del AGN, intervino en el Panel 1 del Foro, donde recapituló sobre el esquema de coordinación que establece la LGA, en el cual el Consejo Nacional de Archivos (CONARCH), entidad coordinadora del Sistema Nacional de Archivos, es la entidad encargada de emitir normas abstractas para la función archivística, y los Consejos Locales de Archivos habrán de definir cómo implementarlas de acuerdo con las circunstancias propias de su entidad.

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Palafox Schmid destacó el papel central que habrán de jugar los archivos generales locales para lograr la capacitación de los servidores públicos encargados de la gestión documental y administración de archivos en las dependencias locales, ya que el mayor reto para hacer efectivos los preceptos de la LGA es contar con personal preparado para llevar a cabo los procesos técnicos archivísticos, para contribuir con esta labor, agregó que el AGN planteará esquemas para establecer capacitadores en cada entidad federativa quienes a su vez puedan capacitar a los sujetos obligados locales, y en el mismo tenor mencionó que los poderes judiciales tienen circunstancias específicas, por lo que el CONARCH no tiene facultades para emitir lineamientos estrictos o vinculantes a dichos poderes, ya que ellos manejan su información archivística bajo otra dinámica, y en este sentido será necesario capacitarlos bajo tales circunstancias particulares.

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El titular de la dirección de asuntos jurídicos del AGN continuó precisando los puntos medulares para la eficaz implementación de la LGA y detalló que los grupos interdisciplinarios de los sujetos obligados deben jugar un papel destacado, ya que serán los expertos y quienes mejor conocerán las circunstancias específicas y el funcionamiento de sus respectivos sujetos obligados, y por ende son los adecuados para realizar una correcta valoración documental, es por ello que se plantea transferirles una mayor participación y responsabilidad en los procesos de disposición final de los documentos, de tal manera que realicen un dictamen de prevaloración, ya que ni el AGN a nivel federal ni los archivos generales de los estados o las instancias correspondientes a quienes las leyes locales asignen la función de dictaminar los destinos finales, podrían tener los elementos suficientes para determinar la totalidad de valores secundarios de los documentos de los sujetos obligados.

Respecto al Área Coordinadora de Archivos de cada sujeto obligados, hizo énfasis que, al tener la responsabilidad de lograr la eficaz administración de archivos y la correcta gestión documental, a su responsable se le debe dar una asignación exclusiva para dedicarse únicamente a esta función, ya que es una tarea muy demandante y requiere la especialización de una persona para velar porque el ciclo vital de los documentos se cumpla de manera correcta.

En cuanto a la armonización de los ordenamientos legales locales con la LGA, recalcó que en su redacción debe prevalecer el uso de un homologado con el de la LGA para mantener un mismo criterio, para que todos los actores nacionales tengan certeza de estarse refiriendo a lo mismo, ya que a partir de ello se emitirán lineamientos y el propósito de la LGA es homogeneizar la función archivística en el país. Agregó que las entidades federativas deben reflexionar sobre el régimen de sanciones administrativas y definir claramente competencias, quién puede emitir las sanciones administrativas, qué definición tendrá el patrimonio documental local y quién puede perseguir los delitos relacionados en materia de archivos.

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