Las Disposiciones tienen como propósito establecer las políticas, estrategias, acciones y procedimientos administrativos en materia de archivos y de gobierno abierto que se deberán observar en el Gobierno Federal. Aunado a ello servirán como marco de referencia y de buenas prácticas para los sujetos obligados de la Ley Federal de Archivos distintos al Poder Ejecutivo Federal, lo cual coadyuvará a la ejecución de los procesos de gestión documental y Gobierno Abierto en las dependencias y entidades de la APF.
La política en materia de Gobierno Abierto de la APF se sustenta en un modelo de gestión pública colaborativa entre gobierno y sociedad, basado en la transparencia, rendición de cuentas, uso y reutilización de datos abiertos, participación ciudadana e innovación.
En ese sentido serán los titulares de las dependencias y entidades a quienes corresponderá, conforme al ámbito de sus respectivas atribuciones, proveer las acciones necesarias para que se cumplan las políticas, estrategias, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos y gobierno abierto en los términos del Acuerdo y su anexo único.
Algunos de los temas contenidos en las Disposiciones Generales son:
- Las dependencias y entidades, conforme a los criterios que emita el AGN y a su disponibilidad presupuestaria, capacitarán en materia de administración y gestión documental a los servidores públicos que sean responsables de las áreas de coordinación de archivo.
- La formación de un grupo interdisciplinario que, en el ámbito de sus atribuciones, participará en el análisis de la normatividad y planeación estratégica institucionales, colaborando con las áreas productoras de la documentación, en el establecimiento de los valores, vigencias, plazos de conservación y destino final de las series.
- Las dependencias y entidades deberán establecer los métodos y mecanismos necesarios para regular y controlar la producción, organización, acceso y consulta; valoración y destino final. Para ello deberán contar con el Catálogo de disposición documental validado por el AGN, para estar en posibilidad de promover la baja o transferencia de documentos producidos a partir de 2005.
- Como parte del Sistema Institucional de Archivos, todo documento generado en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos deberá ser tratado conforme a los principios y procesos archivísticos, independientemente del soporte en que se encuentren
- En los casos en que las dependencias y entidades custodien documentos producidos con anterioridad a 2005, sin que éstos hayan sido objeto de valoración alguna, deberán garantizar la aplicación de este proceso técnico archivístico, con el objetivo de identificar el contenido y carácter de la información y determinar su destino final.
- Para los Documentos de Archivo Electrónicos, las dependencias y entidades deberán Establecer, en el Plan Anual de Desarrollo Archivístico las acciones que garanticen los siguientes procesos en la gestión documental electrónica:
a) Incorporación
b) Registro
c) Clasificación
d) Asignación de acceso y seguridad
e) Valoración documental
f) Almacenamiento
g) Uso y trazabilidad
h) Destino final.
Sumado a lo anterior, al emprender proyectos de digitalización de documentos, las dependencias y entidades deberán observar lo siguiente: el proyecto de digitalización se contemplará en el Plan anual de desarrollo archivístico, en el que deberá quedar establecida la finalidad de la digitalización, dependiendo del ciclo vital de la documentación objeto de dicho procedimiento.
El Anexo Único de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto es un Manual en materia de archivos para la Administración Pública Federal, el cual tiene por finalidad establecer procedimientos específicos para la administración de la correspondencia y para la organización, seguimiento, uso, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio las dependencias y entidades en sus archivos, así como en la materia de transparencia. Asimismo deberá proporcionar a las dependencias y entidades un marco de referencia general unificado que estandarice la implementación de la política de transparencia.
