Dentro del Archivo General de la Nación (AGN), existen diversos Departamentos encargados del correcto funcionamiento de la gestión archivística. Uno de las más significativos es el Departamento de Organización y Descripción Documental, el cual se ha ido “reinventando” a través de los años, a partir de la normalización de la práctica en cuanto a la forma de describir y acceder a la información. En la actualidad, lograr un orden preciso de aproximadamente 52 kilómetros lineales de documentos resulta primordial.

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“Hace décadas, tanto particulares como dependencias de gobierno enviaban sus archivos al AGN, pero como no había un procedimiento que normara esas transferencias, nos remitían su acervo sin un control preciso, como puede ser un inventario confiable para la localización de la información; y qué decir de la estabilización, que brinda mejores condiciones de conservación a los documentos. Había cierto grado de desorden y dispersión, lo cual representaba un grave problema para nosotros; era como creer que el Archivo significaba una enorme bodega donde guardar documentos y desentenderse de ellos”, mencionó Mariana Jiménez Muciño, actual jefa del Departamento.

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Con el paso del tiempo, según refiere Jiménez Muciño, se logró un avance sustancial y hoy existe una regulación para las transferencias. Ya está determinado el procedimiento adecuado con respecto a la recepción de archivos y se ha definido cómo organizar los documentos. Deben contar con un cuadro de clasificación y un inventario; el material debe venir con expurgo y estabilizado, así como contar con un depósito apropiado para la conservación de materiales y su preservación a largo plazo.

“Con estos elementos, a nuestro Departamento le es más fácil sistematizar la información porque nos basamos en el inventario para verificar lo que ellos están enviando, hacemos un muestreo “preliminar” y así validamos su contenido”, comentó Mariana Jiménez.

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Existen dos maneras de elegir un Fondo para organizarlo y describirlo

La primera refiere a su demanda. Cuando no está debidamente ordenado pero es alta su consulta, se convierte en una prioridad. Por otro lado, es probable que un Fondo no sea tan consultado; pero por su relevancia, el periodo histórico o el tipo de información que guarda, así como el estado de su deterioro, resulta una prioridad rescatarlo, describirlo y posteriormente enviarlo a restauración; o alternar procesos según sea el caso.

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“Luego de elegir el Fondo, se checa si tiene un cuadro de clasificación que facilite su organización. Si no cuenta con dicho cuadro o algún otro instrumento de orden, debemos realizar una investigación para conocer su historia institucional y con base en ello, proponer una clasificación. Después hacemos una serie de tendido, con la finalidad de reconstruir sus atribuciones o funciones: abrimos todas las cajas y comenzamos a analizar su contenido”, señaló Mariana Jiménez.

El siguiente paso es cambiar el depósito físico de las cajas recibidas, que regularmente son de cartón común y de una dimensión mayor para los documentos; las cuales son reemplazadas por cajas más pequeñas de polipropileno, con características conservativas idóneas.

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Para describir los documentos se emplea la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G)

Estos criterios son aplicados por todos los colaboradores del Departamento de Organización y Descripción. Aunado a ello, existen preguntas básicas que se hacen al documento: qué es (para conocer su tipología), quién lo elaboró o quiénes; de qué trata, cuándo se produjo ese expediente (así se determinan las fechas) y dónde (con el fin de conocer el lugar). Estas preguntas elementales son de utilidad para la elaboración de una descripción, que va de lo general a lo particular, lo cual facilitará su posterior consulta.

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Mariana Jiménez indica que la amplia variedad de información obtenida de los expedientes analizados proporciona detalles muy significativos, y señala el caso de un expediente fechado en 1902 a 1917, acerca de un profesor adscrito a la entonces Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes, quien advirtió a sus superiores que en el taller de fundición artística de la escuela preparatoria donde laboraba, se hacían reparaciones de cinco mil percutores de rifles japoneses que servirían para detener el avance de las fuerzas constitucionalistas durante la Revolución.

“Es grandioso cómo un expediente te puede llevar a contextualizar algún otro acontecimiento social. Ciertamente da para mucho. No sólo es un expediente laboral de un profesor, ahí ya interviene la curiosidad del investigador, de poder ver más allá del documento y preguntarse qué más puede estarnos contando”, señala Jiménez Muciño.

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La jefa del Departamento de Organización y Descripción Documental, celebró las inmejorables condiciones que ofrece el nuevo Anexo Técnico del AGN. “El cambio al nuevo edificio hecho ex profeso para un trabajo archivístico no tiene precedentes, el equipo es el apropiado para que los colaboradores realicen eficazmente su labor; 2016 fue el parteaguas en la mejora y aplicación de los procesos técnicos. Aquí se realiza el trabajo de descripción que es el eslabón preponderante entre el usuario y el documento: si nosotros no describimos, los investigadores no tienen posibilidades de acceder a la información.

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Jiménez Muciño subrayó la idea de que el mayor de los retos proviene de las nuevas tecnologías, pues existe la necesidad constante y creciente de digitalizar los acervos no sólo para facilitar el acceso a los usuarios, sino como medida de preservación y conservación.

“Una vez que están descritos los documentos, aquellos que presentaron algún grado de deterioro o daño y han sido restaurados, finalmente llegan al Departamento de Digitalización. Sin embargo aún estamos lejos de lograr que el usuario virtual acceda a la información, desde cualquier parte del mundo, sin necesidad de trasladarse al AGN. Para poder acercarnos a este fin, dependemos de una limitante: la carencia de recurso humano, la necesidad de contar con suficiente personal que pueda llevar a cabo la preservación digital del acervo”, concluyó Mariana Jiménez.

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