Sustentado en la Ley de Archivos del estado de Oaxaca, en el Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del estado de Oaxaca y en los Lineamientos para la organización, conservación y custodia de los archivos de la Administración Pública Estatal de Oaxaca el gobierno de dicha entidad creó el AGEO, como un organismo normativo y coordinador encargado de administrar documentos y archivos con personal calificado, estableciendo mecanismos de colaboración interinstitucional para la organización, preservación y difusión del patrimonio documental del estado de Oaxaca y facilite la consulta e investigación.
El AGEO tendrá entre sus funciones normar la administración de documentos, regular la organización, funcionamiento, restauración, conservación y difusión de archivos de los sujetos obligados, dar cumplimiento a las obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información, así como:
- Desarrollar investigaciones en materia archivísticas.
- Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con dependencias gubernamentales y privadas en educación, cultura, ciencia y tecnología.
- Diseñar e implementar programas de capacitación dirigidos a los sujetos obligados.
- Analizar y aprobar, en su caso, las peticiones de particulares que posean documentos con valor histórico y soliciten sean incorporados al AGEO.
- Generar exposiciones y publicaciones para apoyar el conocimiento de su acervo.
- Emitir el dictamen de baja documental o de transferencia secundaria para los sujetos obligados.
- Difundir el procedimiento para la consulta y acceso a los documentos contenidos en su archivo histórico.
- Fomentar el desarrollo profesional archivístico.
- Elaborar y difundir los lineamientos para la organización, conservación y custodia de los Archivos de la Administración Pública Estatal de Oaxaca.
- Declarar el carácter histórico de los documentos y archivos.
- Coordinar el Sistema Estatal de Archivos de Oaxaca.
La creación del AGEO viene a cobrar mayor relevancia al situar a los documentos y la gestión documental de la administración pública en su justa dimensión. En primer lugar, por el resguardo de la memoria de los oaxaqueños; en segundo, porque la información de los archivos es necesaria para la toma sustentada de decisiones; y tercero, por convertirse en una fuente importante para la historia.
