El Archivo General de la Nación (AGN), órgano rector en materia archivística, asesor de la administración de los archivos en posesión de sujetos obligados y encargado de proporcionar el servicio de consulta del patrimonio documental nacional, se encuentra en un momento histórico sin precedente: sus funciones y retos han aumentado con la entrada en vigor de la Ley General de Archivos el 15 de junio de 2019; el 28 de febrero de 2019 el Presidente de la República emitió el acuerdo para la transferencia de documentos históricos relacionados con violaciones de derechos humanos y persecuciones políticas vinculadas con movimientos políticos y sociales, así como con actos de corrupción en posesión de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (APF); con la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, ha pasado de atender y asesorar a 300 instancias de la APF, a más de 3 mil instituciones públicas en todo el país.

Ante este panorama y a 9 meses de inicio de la actual administración federal, se comparten a continuación los principales hallazgos del estado en el que se recibió el AGN el 1 de diciembre de 2018 y las acciones que al respecto se han emprendido durante el primer año de la actual administración

• Preservación del patrimonio documental

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Para la organización, control y acceso al acervo histórico que resguarda el AGN, se carece de inventarios generales completos y actualizados; así como de inventarios topográficos funcionales. No existen protocolos renovados que registren incidencias del maltrato, extravío o sustracción ilegal del patrimonio documental.

No se cuenta con un Programa Integral de Conservación Preventiva para los depósitos. Tampoco se ha elaborado una clasificación de los tipos de soportes documentales que permita diferenciar los materiales constitutivos de los fondos para establecer las condiciones idóneas para su preservación, lo cual ha derivado en situaciones como la instalación inadecuada de los acervos gráficos y audiovisuales.

Para asegurar una mejor preservación de los materiales fotográficos, gráficos y audiovisuales, resultó indispensable reubicar el acervo gráfico en un nuevo depósito con estantería, ya que se encontraban colocados sobre el suelo, depositados indistintamente en cajas de cartón y polipropileno.

Para revertir esta situación, se han realizado diagnósticos y levantamiento de deterioro de 44,322 unidades documentales han permitido ejecutar tratamientos de conservación-restauración, tales como la limpieza profunda y desinfección de 9,852 fojas, así como la estabilización de 439 fojas y 667 ítems fotográficos de varios fondos a resguardo del AGN.

Se examinaron los procesos de descripción documental, mediante un Diagnóstico del estado de descripción a nivel expediente e instrumentos de consulta del acervo documental (novohispano-siglo XIX). El alcance de esta actividad fue la revisión de 760,447 registros automatizados y 154,766 fichas impresas, que suman un total de 915,213 registros. A partir de este análisis se estima que solamente el 40% del acervo está descrito; pero únicamente 21% se describió bajo un mismo criterio. También se detectó la falta de un modelo de descripción óptimo y estandarizado, así como una severa incongruencia entre la información asentada en los instrumentos de consulta y los del Sistema Informático de Registro, Normalización, Administración y Digitalización de Archivos (Siranda), debido a la falta de control y cotejo documental.

Relativo a la catalogación documental, se encontró que en las fichas descriptivas los campos indicados por la Norma ISAD (G) no fueron habilitados durante el proceso de captura de la información. Debido a esto, los reportes derivados del Siranda, sobre ruta de materiales en préstamo, servicios archivísticos realizados y usuarios registrados, no son confiables. Además, el mantenimiento del mencionado sistema informático es costoso, a causa de su esquema de contratación.

  • Acceso y consulta al acervo histórico.

En diciembre de 2018, el registro de visitas de investigadores al AGN era bajo, tan sólo 20 a 30 investigadores acudían diariamente a consulta. Para cambiar esta circunstancia, durante el primer trimestre de 2019, se procedió a agilizar el procedimiento de credencialización de nuevos usuarios al reubicar el centro de referencias, y a facilitar la consulta documental habilitando la modalidad de consulta sin necesidad de solicitar cita, ya que anteriormente para poder acceder a los documentos era necesario agendar cita con por lo menos 48 horas de anticipación, lo que ocasionaba que los usuarios al acudir a realizar la búsqueda de un documento y tras identificar las respectivas referencias documentales, no podían acceder en ese momento a los documentos pues debían agendar y era necesario que regresaran en un siguiente momento, lo que desincentivaba la consulta al forzar a los investigadores a realizar por lo menos dos visitas para concretar la consulta.

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  • Apertura del fondo documental de la Dirección Federal de Seguridad (DFS)

Con relación al Acuerdo Presidencial que mandata la apertura de archivos de la Dirección de Investigaciones Políticas y Sociales (DIPS); y de la DFS, se encontró que el acervo consta de 10,000 cajas, de las cuales tan solo 500 están registradas en el inventario, por lo que 95% del acervo está pendiente de descripción.

Hasta el 7 de enero de 2019 se contaba con el apoyo técnico de diez personas del CISEN, quienes realizaban la búsqueda y la generación de versiones públicas de los expedientes solicitados. Se dio por concluida dicha colaboración para que el AGN asumiera el control y acceso a dicha información a la cual, antes de dicha fecha, solo podían tener acceso el personal del CISEN. Para los procesos de clasificación de la información y de catalogación documental, se ha determinado respetar el orden original que los organismos de inteligencia y seguridad del Estado dieron a los expedientes.

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  • Vigilancia de la normatividad y aplicación de los procesos técnicos archivísticos

Catálogo de Disposición Documental

Durante 2019, se han recibido y registrado un total de 145 Catálogos de disposición documental (CDD), de los cuales se han atendido 109, de estos últimos, 86 casos cuentan con su instrumento vigente y 22 fueron atendidos mediante mesas de trabajo para atender observaciones.

Bajas Documentales

  • Se brindó atención a 160 solicitudes de baja documental, de las cuales se autorizaron 98, 24 resultaron con observaciones, 37 fueron improcedentes y una fue cancelada.

Transferencias secundarias

Se identificó el rezago de un total de 138 solicitudes de transferencias secundarias inconclusas, desde 2009 a 2019, de las cuales:

  • 45 solicitudes no fueron atendidas por la Dirección del Sistema Nacional de Archivos (DSNA).
  • 93 solicitudes no fueron concluidas por parte de la Dependencia que inició el trámite de trasferencia secundaria.

 

Se está dando seguimiento a un trámite de transferencia secundaria promovido por el SAE:

  • Banco Nacional Cinematográfico, S.A. (liquidado).

 

Documentación siniestrada

  • Se ha dado seguimiento y atención a treinta y siete solicitudes de documentación siniestrada, incluyendo rezagos que se tenían desde el año 2012, conforme a continuación se expone:

 

 

Tipo de siniestro

Solicitudes atendidas en 2019

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

Totales

1. Lluvias

 

 

 

 

2

 

2

 

 

2. Inundaciones

 

 

 

 

 

1

2

7

3. Incendio

 

4

 

 

 

 

1

2

4. Humedad

 

 

 

 

 

 

1

 

5. Sismo

 

 

 

 

 

 

1

1

6. Riesgo sanitario (Hongos)

 

 

 

 

 

 

1

1

7. Filtraciones

 

 

 

 

 

 

 

1

8. Otros

 

 

 

 

 

 

 

10

Total Solicitudes atendidas en 2019

0

4

0

0

2

1

8

22

37

 

 

  • Armonización e implementación de la Ley General de Archivos

A partir de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos (LGA) el 15 de junio de 2019, las entidades federativas cuentan con un plazo de 1 año para armonizar sus ordenamientos legislativos locales en materia de gestión documental con los preceptos establecidos por la LGA, con el fin de asegurar que durante este proceso y en las reformas legislativas resultantes, los congresos estatales incluyan los lineamientos y criterios para la organización, conservación y administración  homogénea de los documentos de archivo, el Archivo General de la Nación a través de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos y la Dirección de Asuntos Jurídicos, ha brindado acompañamiento en los trabajos de armonización, para lo cual ha revisado y realizado comentarios de los siguientes proyectos de ley:

Ley de Archivos del Estado de Zacatecas.

Ley de Archivos del Estado de Campeche.

Ley de Archivos del Estado de Guanajuato.

Ley de Archivos del Estado de Nuevo León.

Ley de Archivos del Estado de Michoacán.

Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo.

Ley de Archivos del Estado de Tabasco.

Ley de Archivos del Estado de Baja California Sur.

Ley de Archivos del Estado de Oaxaca. 

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Así mismo, se han coordinado acciones con el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales para la realización de foros para que los sujetos obligados conozcan sus nuevas obligaciones y asesorarles respecto al correcto cumplimiento de la LGA, en este sentido se realizó el Foro nacional sobre armonización e implementación de la Ley General de Archivos el 17 y 18 de junio en instalaciones del AGN y el INAI, y en las entidades federativas se han realizado foros en los Aguascalientes,  Zacatecas, Quintana Roo, Oaxaca y Chiapas.