Los riesgos asociados a un sismo no se limitan al derrumbe o desplome de edificios, sino también a la afectación de instalaciones que pueden ocasionar daños a los documentos. Por ejemplo: riesgos de incendios por fugas de gas, corto circuito en los sistemas eléctricos, inundaciones y filtraciones por daños a tuberías.
Una vez que la autoridad correspondiente haya revisado el inmueble y determinado los daños y la seguridad del mismo, conforme a los protocolos de protección civil vigentes, ingresar con equipo personal de seguridad (por lo menos con casco), para verificar las condiciones de los acervos (fondos o colecciones).
Las medidas inmediatas que se deben tomar son:
- Evitar transitar por espacios donde haya vidrios rotos o cables eléctricos, así como tocar objetos metálicos que estén en contacto con cualquier fuente de energía.
- Si se presentan derrumbes menores o riesgos de colapso en el mobiliario, dar aviso a la autoridad correspondiente y esperar las indicaciones para su remoción.
- Verificar el funcionamiento de los sistemas eléctricos y de ventilación (aire acondicionado), en caso de que no se hayan dañado durante el siniestro.
- Identificar los daños superficiales:
- Examinar el estado de la estantería, así como el de los planeros y archiveros.
- Revisar el estado de las cajas, estuches y contenedores de los documentos así como el contenido de los mismos.
- Una vez identificados los daños mencionados anteriormente, proceder con la recuperación inmediata de mobiliario y documentos:
- Si se registra movimiento o caída de cajas y documentos, organizar equipos de trabajo para recogerlos y recolocarlos en su lugar de resguardo, estableciendo prioridades para tal efecto. Asimismo, se debe verificar el estado de los documento y respetar su organización, evitando traspapelarlos.
- Remplazar las cajas que hayan sufrido daños, identificando su contenido.
- Si se presenta colapso del mobiliario (estantería, anaqueles, planeros o archiveros), recolocarlos, asegurando su resistencia con elementos metálicos o de madera; y sustituir los que no puedan reutilizarse.
- Evitar mover cualquier documento que haya sido afectado por agua, fuego o sustancias químicas sin la ayuda de un soporte auxiliar rígido (un cartón o una hoja de polipropileno, entre otros), especialmente si se trata de material de gran formato.
- Revisar el funcionamiento de los equipos de cómputo y verificar si hubo pérdida de información en las bases de datos.
- Elaborar un diagnóstico preliminar de los espacios y las condiciones de los acervos afectados, acompañado de un inventario detallado de los documentos siniestrados y —de ser posible— de un registro gráfico de los daños (en foto, video o croquis), a fin de definir prioridades, para su recuperación de acuerdo con su valor histórico, la fragilidad de sus materiales constitutivos y el grado de daño, entre otros.
- Elaborar un plan de acción inmediata para la estabilización de los documentos que incluya:
- Adaptar y acondicionar un sitio provisional para instalar la documentación que haya sido rescatada, así como organizar los documentos por grupo de origen para identificar faltantes.
- Clasificar los documentos según la gravedad del deterioro, eliminado las cajas dañadas y asegurando los documentos que no cuenten con protección de primer nivel (guardas y contenedores), formando legajos, atados o empaquetados con papel para embalar (papel bond o de estraza), anotando su contenido en el exterior para su fácil localización, así como el grado de deterioro que presenten. De ser posible, identificar y separar los documentos que impliquen baja documental.
- Evitar realizar reparaciones de urgencia.
- Limpiar la documentación dañada, teniendo en consideración lo siguiente:
- Utilizar siempre protección personal: guantes (de goma, látex o nitrilo), mascarilla o cubre bocas, lentes de seguridad y bata, traje de seguridad o mandil.
- Utilizar aspiradoras de succión regulable (cualquier tipo de aspirador doméstico). El uso de un filtro HEPA es deseable, aunque no necesario. Si no se dispone de aspiradoras, utilizar brochas suaves, en cuyo caso la limpieza se deberá realizar en un lugar habilitado para ello y con ventilación.
- Evitar golpear la superficie de los documentos con el tubo de la aspiradora. De ser posible, proteger la boquilla de la misma con una tela delgada (nylon, algodón o poliéster), ya sea sujetándola con una liga o atorándola al colocar el accesorio de tapicería (cepillo).
- Aspirar el exterior de los contenedores, iniciando en las secciones con mayor acumulación de polvo. Si la documentación está sucia o presentara microorganismos, envolverla en papel anotando su estado en el exterior y solicitar ayuda a un especialista.
- Evitar quitar manchas o incrustaciones, porque puede dañar los documentos.
- Utilizar paños de microfibra, gamuzas o esponjas para limpiar encapsulados y encuadernaciones. Limpiar únicamente el exterior, como cantos y tapas. La limpieza es en seco, no utilizar líquidos.
- Evitar utilizar productos comerciales para limpieza, éstos sólo deberán ser aplicados por un especialista.
- Comunicar públicamente, a través del área responsable designada, el reporte sobre el estado de los acervos.
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