En ese sentido el AHEC ha implementado un plan de trabajo con cuatro ejes: rescate, organización, conservación y restauración y difusión.
De acuerdo con lo anterior, ha emprendido un extenso proyecto de la digitalización de sus acervos —proceso que está realizando de acuerdo a la normatividad que dicta el Archivo General de la Nación (AGN) —, con una doble intención: la preservación y la difusión.
Una de las prioridades del AHEC —de acuerdo con la encargada del Archivo, Claudia Alejandra Velázquez García—, “es lograr que los ciudadanos, y no sólo los investigadores, puedan consultar y acceder a los documentos que son patrimonio de todos los colimenses”.
Entre los programas implementados con el plan de digitalización está el Taller Cómo digitalizo y organizo mi archivo fotográfico familiar, que tiene como finalidad que la ciudadanía acuda al archivo y aprenda a organizar, digitalizar y preservar su patrimonio personal. Al respecto, Claudia Alejandra Velázquez refirió que “el programa surgió debido a que en los hogares mexicanos existe una riqueza documental importante y en ocasiones no se le considera como tal ni se les da un tratamiento para preservarlo, lo que conlleva perder ese patrimonio gráfico fundamental”.
El Taller —añadió—, es una estrategia para concientizar a la ciudadanía sobre la importancia de sus documentos. Y permitirá al AHEC resguardar una copia del documento digitalizado e incrementar el patrimonio histórico colimense. Claudia reiteró que el AHEC desea que “los colimenses hagan uso del equipo para preservar su historia, que es la historia de Colima”.
Aunado al amplio proyecto de digitalización, el AHEC cuenta con uno de los talleres de conservación y restauración mejor equipados de México, el cual se instaló con el apoyo de la Secretaría de Cultura del Gobierno del Estado de Colima y la asociación Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México (ADABI), quienes donaron materiales, herramientas, instrumentos, mobiliario y maquinaria adecuados para desarrollar los procesos de conservación y restauración.
El taller del AHEC cuenta con una cámara de fumigación al vacío, que permite desinfectar un volumen considerable de documentos en cada operación y con una máquina reintegradora de papel.
Claudia Alejandra Velázquez invitó a los ciudadanos e investigadores a descubrir el patrimonio documental que se resguarda en el Archivo, para convertir esa información en conocimiento de nuestro pasado. Agregó que es necesario cambiar la perspectiva y el imaginario de los ciudadanos en relación al Archivo para que éstos se acerquen, lo consulten y conozcan la historia, su historia; ya que, puntualizó “el patrimonio documental colimense es una puerta abierta a los investigadores y a los ciudadanos para adentrarse en la historia de Colima y de México”.
Sumado a la digitalización, el AHEC realiza diversas actividades para dar publicidad a sus acciones, entre ellas: las visitas guiadas, asesorías a estudiantes, exposiciones, presentaciones, archivo histórico para niños, cursos y capacitación sobre archivística a dependencias estatales; y próximamente organizará unas jornadas de historia en las cuales se reflexionará sobre el acta de nacimiento considerada las más antigua de México, localizada en Colima.
Al respecto, la encargada del Archivo expresó que el acta de nacimiento localizada en el AHEC es cuatro meses más antigua que la encontrada en Nuevo León con fecha del 10 de noviembre de 1859. Dicho documento es considerado uno los grandes orgullos del AHEC y en los próximos meses se darán a conocer más detalles sobre la misma.
El AHEC se fundó en 1857, al ser elevado el territorio de Colima a la categoría de Estado libre y soberano. Su sede actual, en la Plaza Juárez, le fue cedida en 1999. Actualmente el acervo del AHEC está formado por más de 30 fondos y secciones documentales, que integran un volumen de 973 metros lineales de documentos, almacenados en 5 mil 839 cajas; y conserva documentos desde el inicio del período Virreinal en México, siendo de 1536 el documento más antiguo que alberga. Su patrimonio documental se encuentra en diversos soportes: papel, microfilmes, audiovisuales, negativos fotográficos, diapositivas, láminas, archivos digitales y objetos.
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