El proyecto de digitalización del AMQ se inició en el año 2012, tiempo tras el cual se han digitalizado las Actas de Cabildo del municipio, que van de 1777 al año 2014; el Diario de Debates y sus libros de apéndices y anexos; algunos periódicos como El Correo de Zacatecas; El Correo de Chihuahua y La Convención de México. El material digitalizado —hasta ahora—, representa el cinco por ciento del acervo documental del Archivo, señaló Reynaldo Aguilera Montoya, director del AMQ y representante de los archivos municipales ante el Consejo Nacional de Archivos (Conarch).
Los documentos digitalizados se encuentran en el nuevo portal del municipio de Querétaro en donde, aclaró Aguilera Montoya, se “desea privilegiar la transparencia y la rendición de cuentas, ya que el fin que se busca es que los ciudadanos puedan ver y conocer cómo van —y han ido—, los procesos de licitación de obra pública y los gastos del gobierno”.
Aguilera destacó que gracias a la experiencia que han adquirido en materia de organización, descripción, restauración y digitalización, el AMQ lanzó la propuesta —durante la reunión nacional de archivos municipales celebrada los días 20 y 21 de abril—, de crear la plataforma Archivos Municipales de México, la cual fungirá como una red de cooperación, trabajo y diálogo entre los archivos municipales de México, con el propósito de intercambiar experiencias en materia archivística así como organizar cursos, talleres, capacitaciones, etcétera; y sobre todo visualizar las problemáticas que presentan los archivos municipales e impulsar una agenda de trabajo en común.
Por lo anterior —apuntó Reynaldo Aguilera—, "exhorto a los archivistas del país a trabajar para mejorar la condición de los archivos municipales, ya que actualmente la mayoría de los municipios del país no cuentan con un archivo debidamente integrado, ni contemplan un archivo dentro de su organigrama. Han estado muy abandonados y la situación del 70% de ellos es crítica, ya que no cuentan con recursos humanos ni materiales”.
Aguilera Montoya expuso que en la reunión nacional de archivos municipales se acordó crear “un instructivo básico para elaborar un reglamento para los archivos municipales; un cuadro de clasificación, así como un reglamento a partir de una mirada integral. Es decir, que se regulen en un sólo proceso los archivos de trámite, concentración e histórico, y al mismo tiempo se incluya al archivo digital; que no se vea por separado o aislado cada momento del ciclo vital del documento, sino que se considere como un conjunto interrelacionado”.
“En conclusión —afirmó Reynaldo Aguilera—, la reunión nos dio un impulso; para ser la primera, obtuvimos buenos resultados y una buena experiencia; el próximo año la reunión se realizará el Tlaquepaque, Jalisco”.
Si bien el Archivo Municipal de Querétaro tiene su origen en el Virreinato, a lo largo de su historia ha sufrido mermas considerables, entre ellas un incendio y un saqueo. Un momento significativo para el Archivo se dio en 1916, cuando el Ayuntamiento de Querétaro le asignó un espacio para su custodia dentro de las instalaciones de la Secretaría del Ayuntamiento.
No obstante, fue hasta 1986 cuando el Cabildo dotó de personalidad jurídica al Archivo Municipal de Querétaro —explicó Aguilera Montoya—, al cual se le dotó de las tareas de archivo general, ya que es al mismo tiempo archivo administrativo e histórico. Por consiguiente, es el responsable de resguardar, rescatar, recopilar y difundir la documentación generada por el Gobierno Municipal de Querétaro, la cual está organizada en tres áreas: histórica, hemerográfica y administrativa.
Entre los documentos más representativos, en custodia del Archivo, se encuentran las Actas de defunción —originales—, de Tomás Mejía y Miguel Miramón; y una copia de la de Maximiliano; como dato curioso —concluyó Reynaldo Aguilera—, las tres Actas no están registradas el mismo día sino que se formalizaron en días diferentes. La explicación es que, como fueron ejecutados como traidores a la patria, nadie de la población quería ir a levantar el Acta de defunción.
