Mercedes de Vega, directora general del Archivo General de la Nación (AGN) y presidenta del Comité, declaró inaugurada la sesión con carácter resolutivo, y cedió la palabra al secretario técnico del COTECAEF, Rogelio Cortés Espinoza, quien ofreció detalles sobre la actualización de los lineamientos próximos a aprobarse, indicando que se renovaron a partir de una propuesta enviada a los representantes de sector, cuyas observaciones resultaron muy valiosas para enriquecer el contenido de los instructivos.

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Cortés Espinoza indicó que los objetivos de estos documentos son estandarizar formatos y tratar de homologar el lenguaje archivístico, pues por una parte existen inconsistencias en la conformación de los trámites de bajas documentales; y en otro sentido, se debe tener un entendimiento preciso entre los diversos sectores de archivística de la APF, pues a pesar de que la Ley Federal de Archivos establece ya un vocabulario, un glosario general, “aun así, todavía existe el problema de estar hablando un idioma muy diferente, un diálogo distinto”.

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Al momento de presentar los Criterios técnicos e instructivo para el trámite destino final de la documentación de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, se especificó que dichos lineamientos fueron divididos en dos secciones: la primera, referente a las bajas documentales (bajas contables, baja documental de comprobación administrativa, documentos siniestrados y de riesgo sanitario). Y la segunda: relacionada con las transferencias secundarias.

En este sentido, Mercedes de Vega señaló que estos instructivos pueden ser cambiados para lograr su perfeccionamiento, “dado que no se van a publicar de forma impresa, sino en formato digital. De esta manera vamos a poder modificarlos, en caso de hallar alguna inconsistencia en su contenido. La primera versión publicada no será la definitiva; la puesta en práctica de este instructivo nos permitirá saber qué debemos ajustar, nos dirá hasta dónde habremos de modificar lo que originalmente se haya publicado”, refirió la doctora de Vega.

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En otra línea, con respecto a las transferencias secundarias, Alejandra Padilla Pola, subdirectora del Archivo Histórico Central, invitó a los funcionarios presentes a realizar el trámite adecuado y transferir al AGN su documentación histórica, haciendo mención del nuevo Anexo Técnico el cual posee una gran cantidad de espacio para el resguardo de archivos. En ese mismo punto, Mercedes de Vega abundó en el detalle de que los sujetos obligados están más interesados en realizar la baja documental que la transferencia secundaria, aun cuando “no hay una sola institución que no genere documentos con valor histórico”.

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“Se debe considerar de igual importancia a las transferencias secundarias porque de eso se nutre el AGN, de eso se nutre la memoria nacional de este país. Cobren conciencia que ustedes son quienes finalmente garantizarán la preservación de la documentación histórica generada por sus instituciones”, exhortó la presidenta del COTECAEF ante funcionarios de distintos sectores de la APF.

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Por último, se ofrecieron pormenores acerca de la capacitación brindada a servidores públicos de la APF, mencionando que los cursos impartidos por el AGN son hechos a medida de las instituciones. Es decir, si una institución manifiesta la necesidad de capacitar a su personal, el AGN diseña un curso específico para esa institución, dedicándole una atención especial. “Los cursos buscan certificar competencias profesionales, así como facilitar la labor del archivista; nosotros tenemos la obligación de saber cuáles son sus necesidades de capacitación. El calendario de los cursos a impartir en 2018 será publicado antes de que termine este año, al cual vamos a añadir el Curso de Valoración Documental, que ha sido de gran demanda”, concluyó la presidenta del COTECAEF.

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El presídium del evento estuvo conformado por Mercedes de Vega, directora general del Archivo General de la Nación y presidenta del COTECAEF; Rogelio Cortés Espinoza, director del Sistema Nacional de Archivos del AGN; Alejandra Padilla Pola, subdirectora de la Dirección del Archivo Histórico Central; y Laura García Hernández, subdirectora de la Dirección de Tecnologías de la Información.

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