• Sin archivos ordenados no se contará con documentos identificables y accesibles, lo que entorpece y vuelve ineficiente el acceso a la información pública”: Carlos Enrique Ruiz Abreu, Director General del AGN.
  • “Uno de los mayores legados que desea dejar el AGN es el blindaje de la función archivística en las instituciones públicas a través de la elaboración e implementación de manuales de procedimientos en materia de archivos”: Mireya Quintos, directora del Sistema Nacional de Archivos del AGN.

/cms/uploads/image/file/533240/Taller_Nacional_de_Archivos_1.jpeg

Con el propósito de proporcionar elementos técnicos y metodológicos para dar cumplimiento a la Ley General de Archivos (LGA) que entró en vigor el 15 de junio de 2019, el Archivo General de la Nación (AGN) y el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) han llevado a cabo el Primer Taller Nacional de Archivos, realizado el 3 y 4 de octubre en instalaciones del INAI, impartido por servidores públicos especializados en la materia, expertos académicos e investigadores nacionales e internacionales, con la participación de comisionados y servidores públicos de órganos garantes de la transparencia de la Ciudad de México, Guerrero, Hidalgo, del Estado de México, Michoacán, Morelos, San Luis Potosí, Tamaulipas, Tlaxcala y Zacatecas, así como encargados de las áreas de archivo de sujetos obligados de los tres niveles de gobierno.

/cms/uploads/image/file/533241/Taller_Nacional_de_Archivos_3.jpeg

Durante el acto inaugural, Carlos Enrique Ruiz Abreu, director general del AGN, agradeció al Comisionado Presidente del INAI, Francisco Acuña Llamas, su apoyo para la celebración de este taller, pues resaltó que se trata de un momento crucial para la archivística del país, en el cual se pretende cambiar el paradigma de la gestión documental de toda la administración pública nacional, pues se ha expandido de 300 sujetos obligados en materia archivística, a abarcar hoy más de 8,000 aproximadamente. Resaltó la importancia de los archivos al ser estos insumos para ejercer el derecho a la transparencia, el acceso a la información pública y la rendición de cuentas, y ahondó que tender las demandas de información ciudadanas implica contar con archivos debidamente organizados, preservados y modernizados, pues sin archivos ordenados no se contará con documentos identificables y accesibles, lo que entorpece y vuelve ineficiente el acceso a la información pública, y como instrumentos de rendición de cuentas puntualizó que los documentos debidamente ordenados, en expedientes descritos e inventariados, permiten el reconocimiento de la debida gestión y dejan rastro de la actuación gubernamental.

El AGN participó además con la ponencia de Mireya Quintos, titular de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos (DSNA), de Cristina Zárate Romero, subdirectora de instrumentos archivísticos y de Elsa Saavedra Castro, Jefa de Departamento de Archivos del Gobierno Federal.

/cms/uploads/image/file/533242/TNA_-_Mireya_Quintos_1.png

En su participación, Mireya Quintos recapituló que la conformación de archivos y la valoración documental en la Administración Pública Federal (APF) se ha venido dando con criterios dispersos y algunos incluso erróneos, y destacó que para la realización de bajas documentales es necesario no fiarse únicamente de la vigencia establecida en los Catálogos de Disposición Documental (CADIDO) y someter siempre a revisión del Grupo Interdisciplinario la disposición final de los documentos, ya que cada dependencia debe asumir la responsabilidad de la valoración de su propia información.

Sin embargo, señaló que la DSNA ha encontrado que en gran parte de las dependencias de la APF no están definidos criterios de valoración documental, ni establecidos calendarios de vigencia ni conformados sus Grupos Interdisciplinarios, aunado a que no sé sabe cómo hacer un Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), debido a que no hay una metodología homogénea nni de fácil comprensión para elaborar los instrumentos de control y consulta archivística, y ante ese escenario el AGN trabaja justamente en desarrollar dicha metodología.

Explicó que el CGCA es el instrumento técnico de control que refleja la estructura jerárgica y lógica de los procesos de un sujeto obligado, con base en las atribuciones y funciones de cada Unidad que lo integra y profundizó en el proceso de su elaboración. Posteriormente expuso la integración de los CADIDO y explicó los elementos principales para su integración.

Pese al panorama adverso, Mireya Quintos resaltó la existencia de casos de éxito en archivos del país, instituciones que a partir de su interés y perseverancia se han vuelto autodidactas y se están profesionalizando.

Mireya Quintos concluyó indicando que uno de los mayores legados que desea dejar el AGN es el blindaje de la función archivística en las instituciones públicas a través de la elaboración e implementación de manuales de procedimientos en materia de archivos.

Al finalizar la ponencia de la titular de la DSNA los asistentes externaron algunas inquietudes, entre ellas preguntaron sobre el tiempo que le llevará al AGN la validación de los instrumentos de control y consulta archivística de los nuevos sujetos obligados por la LGA, al respecto la titular de la DSNA resaltó que el AGN presenta un rezago de 4 años en validación de CADIDO y 5 años en transferencias secundarias, por lo que resulta imposible fijar plazos, pero puntualizó que se están redefiniendo los procedimientos para ser más eficientes.

/cms/uploads/image/file/533243/TNA_-_Mireya_Quintos_3.jpg

Otra duda expresada es si existe alguna comprobación o documento que deben generar los sujetos obligados para demostrar la implementación del Sistema Institucional de Archivos. En este sentido Mireya Quintos adelantó que, para el cumplimiento de la LGA por parte de la APF, emitirá un exhorto a las dependencias federales para que presenten documentos de designación de coordinadores de archivos, designación de responsables de archivos de trámite, de archivo de concentración, existencia de unidad de correspondencia, mismos documentos que pueden ser referente para las entidades federativas para comprobar la implementación del Sistema Institucional de Archivos, así como la constancia de instrumentos de control y consulta archivísticas

Finalmente mencionó que la función sobre dictaminación de disposición documental en las entidades federativas dependerá de la armonización legislativa que genere cada estado, si se replicará el modelo federal, correspondería al Archivo General del Estado.

Llegado el turno de la ponencia de Cristina Zárate Romer, durante su intervención explicó la elaboración de Inventarios Generales, de transferencia primaria, de transferencia secundaria y de baja documental.

/cms/uploads/image/file/533244/TNA_-_Cristina_Z_rate.png

Detalló que los inventarios generales por expediente indican cuál es la totalidad de documentos que se resguardan, qué información contiene, y estos inventarios deben estar disponibles para todos los funcionarios que tienen competencia en los asuntos que corresponden al expediente,

En cuanto al inventario de transferencia primaria precisó que permite hacer el traslado controlado de la documentación que ha concluido su vigencia en el archivo de trámite y conforme al CADIDO debe transferirse al archivo de concentración para su guarda precautoria. Previo a la transferencia se verifica su contenido y se sellan las cajas y no podrán volver a ser abiertas pues el archivo de concentración es solo custodio, deberá el archivo de concentración implementar los procedimientos para permitir su consulta, garantizando la seguridad de la información.

Posteriormente expuso ejemplos de formatos para la integración y llenado de los inventarios general, de transferencia primaria, de transferencia secundaria y de baja documental.

Agregó que la importancia de estos instrumentos de consulta radica en que aseguran la localización y consulta de los expedientes.

Por su parte, en su ponencia, Elsa Saavedra Castro destacó la importancia de contar con expedientes organizados, es decir, todo lo que se genera como sujeto obligado en el desarrollo de sus funciones, debe ser accesible a la ciudadanía.