Es importante señalar a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal que el uso de la Bitácora es obligatorio para cada contrato de obra y servicios que ejecuten. Que para su elaboración, control y seguimiento, se deberán utilizar invariablemente medios remotos de comunicación electrónica, salvo en los casos que esta Secretaría de la Función Pública lo autorice.
Dicha obligatoriedad también aplica a los Estados, Municipios y entes públicos de unos y otros, que en las contrataciones de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, se realicen con cargo total o parcial a recursos federales, conforme a los convenios que celebren con el Ejecutivo Federal. No quedan comprendidos los fondos previstos en el capítulo V de la Ley de Coordinación Fiscal, lo anterior, conforme a la fracción VI del artículo 1 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Que en términos del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, la Bitácora es el instrumento técnico que constituye el medio de comunicación entre las partes que formalizan los contratos, en el cual se registran los asuntos y eventos importantes que se presenten durante la ejecución de los trabajos; apoya el seguimiento a las actividades para en su caso, tomar decisiones oportunas y cumplir con los supuestos aplicables de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento; además de optimizar los controles, la transparencia y la rendición de cuentas, que seguramente redundarán en eficiencia gubernamental.
Que la Unidad de Control y Auditoría a Obra Pública (UCAOP), en ejercicio de las atribuciones que tiene conferidas en el artículo 30, fracción XIV del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, vigente de acuerdo al artículo Segundo TRANSITORIO del DECRETO por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 2 de enero de 2013 y en cumplimiento a lo establecido en los artículos 1, 46, último párrafo de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, 122, segundo párrafo de su Reglamento, numeral DÉCIMO CUARTO del ACUERDO por el que se establecen los lineamientos para regular el uso del programa informático para la elaboración, control y seguimiento de la bitácora de obra pública por medios remotos de comunicación electrónica, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de septiembre de 2009, y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de agosto de 2010, numeral 4.3 Ejecución de los trabajos, subproceso 4.3.2 Registro de Bitácora, es la responsable de autorizar el uso de la Bitácora por medios de comunicación convencional.
Por lo que las Dependencias y Entidades de todos los órdenes de Gobierno que soliciten a esta Secretaría de Estado autorización de la Bitácora convencional, deberán realizar su solicitud por cada contrato en particular, acreditando y documentando el supuesto en el que se ubican de acuerdo con lo establecido en el artículo 122, segundo párrafo del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas en los siguientes términos:
- Fracción I. Cuando por virtud del sitio donde se realicen los trabajos existan dificultades tecnológicas que impidan llevar la Bitácora a través de medios remotos de comunicación electrónica.
- Fracción lI. Cuando se ejecuten trabajos derivados de caso fortuito o fuerza mayor.
- Fracción Ill. Cuando el uso de la Bitácora a través de medios remotos de comunicación electrónica ponga en riesgo la seguridad nacional o la seguridad pública, en términos de las leyes de la materia.
- Fracción IV. Si las dependencias y entidades realizan de manera ocasional obras y servicios.
Toda la documentación que los interesados presenten a la UCAOP deberá ser legible, y podrá ser entregada en CD.
En cualquier momento se podrá requerir información y documentación con la finalidad de contar con mayores elementos para otorgar la autorización de la Bitácora convencional, lo anterior en términos del artículo 30, fracción XI, del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.