¿Cuál es la fecha de entrega de los Reportes Parcial y Final?
Los Reportes Parcial y/o Final de Actividades deberán ser capturados en el Sistema de acuerdo con los plazos señalados en el Instrumento Jurídico. En el caso del Reporte Final dicho plazo estará comprendido dentro de los primeros 15 días hábiles posteriores al cierre del ejercicio fiscal. La fecha de entrega de los Reportes Parcial y Final de Actividades está establecida en la cláusula Décima, inciso G del Convenio de Concertación El AREP que haya recibido recursos públicos en el último cuatrimestre, llenará en línea únicamente el formato de Reporte Final de Actividades. . MUY IMPORTANTE: Tratándose de incumplimiento en la captura y envió firmado mediante Firma Electrónica Avanzada a la instancia ejecutora del formato del Reporte Parcial de Actividades, la Instancia Ejecutora no entregará la segunda ministración. Tratándose de incumplimiento en el envío firmado a la instancia ejecutora del Reporte Final de Actividades, la Instancia Ejecutora solicitará al AREP, el reintegro total de los recursos federales otorgados. El incumplimiento en el envío del Reporte Final de Actividades en el plazo señalado, impedirá que los AREP puedan participar en el siguiente ejercicio fiscal del PCS, además de incorporarse en la Base de Datos de Actores Sociales Impedidos para Participar en el PCS, sin menoscabo de las acciones legales que al efecto procedan. (Reglas de Operación 2017)
¿Dónde puede obtener el formato electrónico del Reporte Parcial y Final?
Los formatos de Reporte Parcial y Final estarán disponibles en el micro sitio de las OSC apoyadas con el Programa de Coinversión Social, en la siguiente dirección electrónica www.corresponsabilidad.gob.mx. registre su usuario y contraseña para ingresar al portal
El Reporte Parcial de Actividades deberá contar con la Firma Electrónica Avanzada de la(s) persona(s) que tiene(n) la representación legal vigente, o de la persona coordinadora del proyecto. El Reporte Final de Actividades deberá contar con la Firma Electrónica Avanzada de la(s) persona(s) que tiene(n) la representación legal vigente.
¿Qué documentación se debe entregar con el Reporte Parcial?
El AREP deberá verificar que la información proporcionada en el Reporte Parcial, incluya los avances del proyecto.
Para considerar completa la entrega de los Reportes Parcial, el AREP deberá ingresar al Sistema la siguiente documentación:
Estados de cuenta bancaria: Ingresar al Sistema en formato pdf, los estados de cuenta bancaria en donde se maneja el recurso federal, (con la paginación completa y legibles) en donde se refleje el depósito de la primera ministración y los movimientos realizados hasta la fecha de entrega del Reporte Parcial.
Material Probatorio: Ingresar al Sistema en formato pdf (máximo 20 MB por archivo) los materiales probatorios convenidos que den evidencia del avance reportado, el material deberá adjuntarse en la línea de acción que corresponda.
Importante: Para el caso de memorias audiovisuales colocarlos en youtube (anotar las ligas de ubicación en un Word, convertirlo a PDF y adjuntarlo en la línea de acción al que corresponda el material).
Documento de Sistematización de la Experiencia en la Ejecución del Proyecto. Adjuntar al Sistema en formato pdf (máximo 20 megas), el Documento de Sistematización sobre el avance en la ejecución del proyecto, el Documento debe cumplir con los lineamientos establecidos por la Instancia Ejecutora. Materiales Impresos a entregar: El AREP deberá proporcionar a la Instancia ejecutora los ejemplares que correspondan, de las publicaciones financiadas con recursos federales que se emitan durante el desarrollo del proyecto: edición, diseño e impresión de libros, manuales, audiovisuales y material didáctico, conforme a lo establecido en la Convocatoria respectiva, así como una copia en medio electrónico. La entrega puede realizarla personalmente o por mensajería, en este caso la fecha de recepción será la registrada en el comprobante del envío, por lo que el AREP deberá cuidar que ésta se encuentre dentro del plazo de entrega, para que pueda considerarse en tiempo.
Comprobantes fiscales: Ingresar al Sistema, en el Apéndice B, los archivos xml de los comprobantes fiscales y comprobante aval municipal (si procede) en formato pdf que respaldan el gasto del recurso federal ejercido a la fecha de entrega del Reporte. En caso de que algún comprobante no cumpla con los requisitos fiscales que establece el Art. 29A, en el proceso de evaluación se le podrá requerir al AREP la sustitución del comprobante o el reintegro correspondiente.
¿Qué documentación se debe entregar con el Reporte Final?
El AREP deberá verificar que la información proporcionada en el Reporte Final de Actividades, incluya los resultados del proyecto.
Para considerar completa la entrega del Reporte Final de Actividades, el AREP deberá adjuntar al Sistema la siguiente documentación:
Estados de Cuenta: Ingresar al Sistema en formato pdf, los estados de cuenta bancaria en donde se maneja el recurso federal, (con la paginación completa y legibles) en donde se refleje el depósito de la primera y segunda ministración, y los movimientos realizados hasta el 31 de diciembre (o del mes donde concluyó el proyecto) donde se refleje un saldo en $0.00 en la cuenta bancaria.
Si al 31 de diciembre se observa saldo en la cuenta, explique el motivo mediante carta aclaratoria (mediante el Sistema) y si el saldo deberá de ser reintegrado, solicite la línea de captura. Si realizó reintegro de recurso federal, deberá anexar la ficha del depósito en formato pdf.
Materiales Probatorios: Ingresar al Sistema en formato pdf (máximo 20 MB por archivo) los materiales probatorios convenidos de cada una de las líneas de acción, que den evidencia consistente de los resultados del proyecto.
Importante: Para el caso de memorias audiovisuales colocarlos en youtube (anotar las ligas de ubicación en un Word, convertirlo a PDF y adjuntarlo en la línea de acción al que corresponda el material).
Documento de Sistematización de la Experiencia en la Ejecución del Proyecto. Adjuntar al Sistema en formato pdf (máximo 20 megas), el Documento de Sistematización sobre los resultados en la ejecución del proyecto, el Documento debe cumplir con los lineamientos establecidos por la Instancia Ejecutora.
Materiales Impresos a entregar: El AREP deberá proporcionar a la Instancia ejecutora los ejemplares que correspondan, de las Publicaciones financiadas con recursos federales que se emitan durante el desarrollo del proyecto: edición, diseño e impresión de libros, manuales, audiovisuales y material didáctico, conforme a lo establecido en la Convocatoria respectiva, así como una copia en medio electrónico. La entrega puede realizarla personalmente o por mensajería, en este caso la fecha de recepción será la registrada en el comprobante del envío, por lo que el AREP deberá cuidar que ésta se encuentre dentro del plazo de entrega, para que pueda considerarse en tiempo.
Comprobantes fiscales: Deberá ingresar al Sistema, en el Apéndice B, los archivos xml de los comprobantes fiscales y comprobante aval municipal (si procede) en formato pdf que respaldan el gasto del recurso federal ejercido hasta el 31 de diciembre. En caso de que algún comprobante no cumpla con los requisitos fiscales que establece el Art. 29A, en el proceso de evaluación se le podrá requerir al AREP la sustitución del comprobante o el reintegro correspondiente.
Es importante considerar:
El AREP es responsable de verificar que los datos contenidos en los formatos de Reporte Parcial y/o Final de Actividades (Anexos 5 y 6) sean correctos y de acuerdo con los compromisos convenidos en el Instrumento Jurídico, considerando de ser el caso, el cambio de domicilio, representación legal o de coordinador(a) y datos de contacto, incluyendo el(los) correos electrónicos proporcionados.
Para los Recursos federales
Verificar:
• Que todos los comprobantes estén a nombre de la organización.
• Que únicamente correspondan a los conceptos autorizados. Caso contrario se solicitará reintegro.
• Ingresar comprobantes en versión xml (pdf en caso de aval municipal).
• Ejercer y comprobar la totalidad de los recursos federal recibidos antes del 31 de diciembre de 2016.
• Que no haya recursos transferidos entre recursos materiales y humanos, en caso contrario los devolverán.
• Que hayan relacionado los comprobantes, con los conceptos del gasto.
• Que hayan adjuntado todos los estados de la cuenta bancaria, con la información completa. (si no tuvieran el estado de cuenta de diciembre, ingresar los movimientos bancarios que obtienen por internet).
• Que la coinversión ejercida se registre en el Reporte Final. (Recordar actualizar la información reportada en el parcial).
Para los materiales probatorios
• Que estén adjuntando todos los materiales comprometidos.
• Ingresarlos en la línea de acción que corresponda.
• Que den evidencia del cumplimiento de los objetivos, líneas de acción y niveles de impacto
• Que identifiquen claramente el número de sesiones, talleres, pláticas, terapias, alimentos, eventos, etc., que hayan realizado y que tenga el nombre de la actividad, fecha y lugar.
• Que demuestren la incidencia geográfica y el número total de personas beneficiarias convenidas.
• Que los materiales probatorios, incluido el documento de sistematización, contengan los apartados descritos en el Anexo 6 de la Guía de Apoyo para la Ejecución de Proyectos.
Recomendaciones
• Verifiquen que la firma fiel de la persona que tiene la representación legal esté vigente.
• Firmar para que el envío se realice, el llenado No es suficiente.
• Enviar reportes antes de la fecha límite. No esperar al último día.
• Usar el navegador Mozilla fire fox
• Revisar con periodicidad su micrositio.
• Si tiene recursos No ejercidos, solicitar línea de captura para su devolución y adjuntar el comprobante de pago con el Reporte Final.
• Los pendientes de recepción y requerimientos de evaluación deberán enviarse a través del micrositio. NO se considerará lo enviado por otro medio.
• Las cartas aclaratorias deben enviarse a través de la sección del mismo nombre localizada en el micrositio.
• Consultar la Guía de Apoyo para la Ejecución de Proyectos en: su micrositio o en http://indesol.gob.mx/programas/coinversion-social/formatos/
¿Cuándo se conoce el resultado de la evaluación del Reporte Final de Actividades del proyecto apoyado?
El resultado de la evaluación del Reporte Final de Actividades, se dará a conocer en la página electrónica www.gob.mx/INDESOL a más tardar el 15 de marzo del siguiente ejercicio fiscal. (ROP 2017)