En la segunda sesión 2003 de la Junta de Gobierno del Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, se discutió el tema de las facultades de conciliación de este Instituto en el contexto de procedimientos de declaración administrativa:
"....Respecto al punto 6.4.1. relativo al Manual del procedimiento de conciliación previsto en el artículo 199 bis 8 de la Ley de la Propiedad Industrial, se informó que el 27 de junio de 2001, en reunión presidida por el C. Secretario de la entonces Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo, hoy Secretaría de la Función Pública, se presentó y puso en marcha el "Programa de Fortalecimiento de Control Interno".
El objetivo del Programa es impulsar y fortalecer los sistemas de control interno de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, a partir de la detección de áreas críticas y la concurrencia de observaciones detectadas en las auditorías, con la finalidad de promover mayor transparencia, eficacia y eficiencia de sus operaciones; detectar y actuar oportunamente cuando se presenten desviaciones; disminuir la recurrencia de observaciones derivadas de los procesos de auditoría, fomentar mecanismos de autocontrol en los procesos operativos y enfocar las auditorías a la verificación de los controles y fortalecer la autonomía de gestión de las entidades paraestatales.
En el marco de dicho Programa, el 21 de agosto de 2002 se firmó un acuerdo entre el Órgano Interno de Control y la Dirección General Adjunta de la Propiedad Industrial de esta Entidad, con el objeto de establecer las acciones de mejoramiento de los sistemas de control interno, derivadas de la intervención de control en el proceso de conciliaciones administrativas, previsto en el artículo 199 bis 8 de la Ley de la Propiedad Industrial, que establece:
Artículo 199 BIS 8.- En los procedimientos de declaración administrativa de infracción, el Instituto buscará en todo momento conciliar los intereses de los involucrados.
Por lo anterior, con fundamento en el artículo 9º fracción II del Decreto por el que se crea el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, se somete a la consideración de este Órgano de Gobierno el Manual del Procedimiento de Conciliación previsto en el artículo 199 bis 8 de la Ley de la Propiedad Industrial.
Cabe destacar que el procedimiento de conciliación que se pretende regular, se concibe como un método mediante el cual, un intermediario neutral, concretamente este Instituto, a petición de una o ambas partes, en cualquier momento de una controversia procure proporcionar una vía alterna para la obtención de una solución mutuamente satisfactoria.
El Instituto, carecerá de autoridad para imponer una resolución ya que se trata de un procedimiento voluntario sin naturaleza coercitiva; bajo este contexto, cualquiera de las partes podrá abandonar el procedimiento en cualquier etapa anterior a la firma de una solución formalmente convenida.
Con objeto de proporcionar un adecuado nivel a este procedimiento, esta función de conciliación, en una etapa inicial estará limitada a la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial, sin embargo, de incrementarse de manera considerable el volumen de solicitudes, podrá delegarse en la Dirección de Protección a la Propiedad Intelectual.
Las partes podrán acudir personalmente o por conducto de su representante legal, lo cual amplia por un lado la posibilidad de inmediatez en la solución del conflicto y genera una mayor transparencia hacia los usuarios del sistema de propiedad industrial.
En base a lo anterior, por unanimidad se adoptó el siguiente acuerdo:
30/2003/2ª. Se aprueba el Manual del Procedimiento de Conciliación previsto en el artículo 199 bis 8 de la Ley de la Propiedad Industrial.
Por lo anteriormente expuesto, los usuarios del sistema de propiedad industrial, a partir de esta fecha, podrán hacer uso del siguiente:
Proceso de Conciliación.
Conforme a la naturaleza y características del procedimiento así como la finalidad que se pretende, es factible de manera general establecer etapas, sin embargo, estas podrán variar dependiendo de las particularidades del conflicto que se pretende analizar, pero aún deberá existir registro de las actuaciones y una determinación previa de las mismas.
De manera general, las etapas a observar serían:
i).- Recepción en la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial de la solicitud de conciliación por parte de una o ambos interesados, explicando y documentando en lo posible la controversia existente.
ii).- Análisis por parte de la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial de la problemática, este estudio deberá realizarse en un plazo no mayor de 36 horas, considerando, independientemente de las constancias aportadas por las partes, el expediente respectivo.
iii).- En caso de que la solicitud haya sido formulada por una sola de las partes, la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial dentro de los tres días posteriores a la fecha de solicitud inicial, establecerá contacto con la contraparte.
iv).- De todo procedimiento deberá iniciarse un expediente en el cual se incluirán las promociones presentadas por las partes y las actas circunstanciadas correspondientes a las reuniones de trabajo.
Desarrollo Pormenorizado del Proceso
I.- Presentación de la solicitud de inicio del procedimiento ante la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial.
I.I.- Medios.- Escrito o vía electrónica, en ambos casos, en idioma español. En caso de que la solicitud sea formulada de manera verbal o vía electrónica, no se iniciará procedimiento alguno, hasta en tanto no se formalice esta petición por escrito.
I.III.- El procedimiento podrá ser solicitado por una o ambas partes, de manera directa por el interesado o a través de su representante legal.
II.- Con la solicitud debidamente formulada y las constancias que se anexen, se iniciará un expediente debidamente identificado y secuenciado debiendo efectuarse un registro en el Control Interno que el efecto disponga la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial.
II.I.- Una vez abierto el expediente, se solicitará por parte del personal de la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial el o los expedientes involucrados a las áreas correspondientes de este Instituto y se procederá al estudio de las constancias en un plazo no superior a 36 horas.
III.- En caso de que el procedimiento haya sido solicitado por una sola de las partes, dentro de los tres días posteriores a la recepción de la solicitud, se deberá establecer contacto por parte del personal de la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial con la contraparte tantas veces como se considere necesario, debiendo existir registro y evidencia de ser factible.
III.I.- De no ser posible esta comunicación, se notificará al interesado y se dará por concluido el expediente.
III.II.- Una vez establecido contacto con la contraparte, se explicará el procedimiento, su finalidad y se le indicará el nombre del solicitante así como los elementos aportados por este y se le indicará la posibilidad de llevar a cabo una reunión de trabajo previamente a la realización de una reunión formal con el solicitante. Esta reunión de trabajo deberá efectuarse preferentemente dentro de los tres días siguientes a la fecha de primer contacto. De presentarse una negativa para acudir al procedimiento propuesto, se cerrará el expediente sin que esto represente un impedimento para iniciarlo nuevamente con posterioridad.
III.III.- Cuando tenga verificativo la reunión de trabajo ante el personal de la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial, esta se desarrollará conforme a lo siguiente:
a).- Explicación del procedimiento, su naturaleza, finalidad y alcance;
b).- Señalamiento del conflicto y de los datos del solicitante.
c).- Se dará uso de la palabra al promovente.
d).- Se deberá efectuar el señalamiento de que procederá al levantamiento de un acta circunstanciada por parte del personal de la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial, de la cual, no tendrá conocimiento su contraparte.
III.IV.- SI existe consentimiento de someterse al procedimiento, se fijara dentro del plazo de cinco días de resultar esto factible, fecha y hora para el desarrollo de una primera reunión conciliatoria. En caso contrario se concluirá el expediente integrando al expediente el acta circunstanciada respectiva.
IV.- Primera Reunión Conciliatoria; desarrollo:
a).- Exposición de la problemática por parte del interesado;
b).- Intervención del Personal de la Dirección General Adjunta de Propiedad Industrial, efectuando un resumen de la problemática y conminando a las partes a aportar posibles;
c).- Exposición de la contraparte;
d).- Comentarios por parte del conciliador;
e).- Exposición de conclusiones de ambas partes ;
f).- Conclusión del expediente en caso de que así lo soliciten las partes ya sea por la obtención de un acuerdo o la imposibilidad de este y la negativa a continuar; o bien;
g).- Determinación de una segunda reunión dentro del plazo de 5 días.
De esta reunión de trabajo deberá levantarse minuta de trabajo que deberá incluirse en el expediente respectivo.
V.- Segunda Reunión Conciliatoria; desarrollo.
a).- Exposición de alternativas de solución por una o ambas partes;
b).- Planteamiento de solución por parte del conciliador;
c).- Respuesta de las partes;
d).- Conclusión del expediente en caso de que así lo soliciten las partes ya sea por la obtención de un acuerdo o la imposibilidad de este.
De esta reunión de trabajo deberá levantarse minuta de trabajo que deberá incluirse en el expediente respectivo.
VI.- En caso de que el procedimiento sea solicitado por ambas partes, deberá observarse el procedimiento anteriormente expresado el cual se deriva de la petición de una de las partes.