Objetivo
Actuar con prontitud, precisión y eficiencia en la integración de la información, a fin de que este se encuentre en posibilidades en la toma de decisiones, de manera integral, objetiva y oportuna en las sesiones del Pleno. Asimismo, dar seguimiento a los acuerdos que resulten de las sesiones y fungir como enlace entre los Comisionados y las Direcciones Generales de la Institución para el cumplimiento de los mismos; y con ello, garantizar las metas institucionales de las Unidades Administrativas que conforman la institución para generar valor público en la atención a las víctimas de delitos o de violaciones a derechos humanos.
Funciones
- Coadyuvar en la entrega de los documentos y materiales que los Comisionados requieran para la toma de decisiones.
- Convocar a los Comisionados a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Pleno; así como a las sesiones del Órgano de Gobierno, junto con el orden del día de los asuntos a tratar, y enviar oportunamente toda la documentación necesaria para la discusión correspondiente.
- Elaborar calendarios para la realización de las sesiones del Pleno, así como del Órgano de Gobierno de la CEAV y en su caso de las Sesiones del Pleno del SNAV.
- Elaborar y dar fe de las actas correspondientes, así como dar seguimiento a los acuerdos que se adopten en la Comisión Ejecutiva.
- Pasar lista de asistencia, verificar el quórum para sesionar y efectuar el conteo de las votaciones.
- Representar al Pleno en las comisiones, comités, subcomités y actos diversos que le instruya ese órgano colegiado.
- Administrar la agenda del Pleno de la Comisión Ejecutiva.
- Recabar la firma de las resoluciones, acuerdos y actas de las sesiones del Pleno por parte de los Comisionados.
- Elaborar bases de datos que reflejen el estado que guardan las resoluciones, las actas de los acuerdos del Pleno, sus procesos de firma, y emitir reportes y estadísticas al respecto.
- Custodiar la documentación referente a las diversas tareas a cargo del Pleno.
- Expedir y, en su caso, certificar las constancias de acuerdos y actas de las sesiones del Pleno, en los términos de la ley.
- Notificar los acuerdos del Pleno a las Direcciones Generales de la Comisión, así como fungir como enlace entre éstas y los Comisionados.
- Proporcionar el apoyo administrativo que se requiera para la celebración de las sesiones del Pleno de la Comisión Ejecutiva.
- Organizar el calendario de informes que la CEAV debe rendir de forma semestral y anual, para solicitar a las unidades administrativas la información requerida de manera oportuna y poder presentar cada uno de los informes en tiempo y forma.
- Requerir la información necesaria a las unidades administrativas de la Comisión Ejecutiva para la integración de los informes correspondientes de la entidad.
- Coadyuvar con el Comisionado Presidente en las actividades inherentes a la celebración de las sesiones del Sistema.
- Integrar y someter a consideración de los comisionados el informe anual que la Comisión Ejecutiva debe rendir ante el Sistema.
- Dar cuenta sobre las propuestas que en materia de víctimas presenten instituciones u organizaciones privadas o sociales, colectivos o grupos de víctimas, que deban ser del conocimiento de la Comisión Ejecutiva o del Sistema.
- Coadyuvar en la planeación, desarrollo y seguimiento de las sesiones del SNAV.
- Elaborar y establecer mecanismos de seguimiento a los acuerdos del Pleno.
- Emitir informes y reportes que solicite el Pleno e instituciones u organismos externos a la Institución.
- Coadyuvar con la oficina del Comisionado Presidente, en el control de gestión de la Institución, al coordinar la recepción, análisis, registro, clasificación y distribución de los documentos dirigidos a la CEAV.
- Revisar los proyectos de respuestas de las unidades administrativas de la CEAV que están vinculadas a quejas interpuestas en contra de la Comisión Ejecutiva de Atención a Víctimas, ante los organismos públicos nacionales y estatales de protección a los derechos humanos.
- Requerir información a las unidades administrativas de la CEAV para la elaboración, integración y seguimiento de informes que, por norma, debe rendir la CEAV ante organismos autónomos y gubernamentales.
- Las demás que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones, así como las que le confieren las disposiciones aplicables y las que le encomiende el Pleno.