Como parte de los trabajos de fortalecimiento de los sistemas institucionales de archivos, el Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal (Cotecaef), realizó su Segunda Sesión Ordinaria Plenaria. En la que se destacaron los avances y experiencias recopiladas desde 2013 a la fecha con el Proyecto para el Fortalecimiento de los Archivos de la Administración Pública Federal (APF).

A la reunión asistieron los titulares o suplentes de cada una de las instituciones que conforma la APF. Y en ella se expusieron tres casos de éxito: el primero lo otorgó Oscar Sánchez, titular de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública de la Secretaría de la Función Pública (SPF), quien refirió que su dependencia está trabajando para completar el programa de fortalecimiento que el Archivo General de la Nación (AGN) ha impulsado dentro del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM). Puntualizó que la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública (UPMGP) impulsará, capacitará y acompañará a los actores en el desarrollo del árbol de procesos, en ese sentido, los Órganos Internos de Control (OIC) promoverán y vigilarán que se cumplan las disposiciones en la materia; reiteró que los OIC son un aliado estratégico, y que la SFP y el AGN están para resolver cualquier duda, problema o contratiempo.

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El segundo caso lo expusieron la directora del Archivo y Coordinadora de Archivos de la Policía Federal, Martha O. Guerrero Camacho; y Elia Bárbara Lugo Delgado, directora general de Enlace y presidenta del Comité de Transparencia de la Policía Federal. Martha O. Guerrero explicó que los expedientes tipo son “el análisis y estudio de los distintos tipos o clases de documentos generados por una función de una oficina o unidad administrativa; son documentos de la misma naturaleza que tienen el mismo fin que forman parte de las funciones inherentes a cada área adscrita a una institución”; añadió que lo más difícil para iniciar con el proceso de una buena gestión documental, es convencer a los mandos de los beneficios que se obtendrán con una buena organización archivística. Por su parte, Elia Bárbara afirmó que “con un archivo bien ordenado, más transparente, se genera una mejor rendición de cuentas”.

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Por último Olga Martell, representante del sector salud, reflexionó sobre los logros obtenidos desde 2015 con el Proyecto para el Fortalecimiento de los Archivos, y los avances en la capacitación de personal, por ejemplo –comentó–, que el AGN entregó al sector salud 15 dictámenes de catálogo de disposición documental de 17 que solicitaron. Sobre las capacitaciones, explicó, se han impartido varios talleres a distintos servidores de diversas instituciones del ramo.

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En su intervención el subdirector del Sistema Nacional de Archivos, Fernando Brenes Sánchez, habló sobre el Ejercicio de recalibración de línea base y metas comprometidas del PGCM; en su exposición señaló que la racalibración se encaminó a “fortalecer aquello que se ha hecho bien y ajustar aquellas áreas de oportunidad identificadas”. Como resultado del Ejercicio, comentó, se “sistematizó la célula de verificación que permitirá medir el nivel de cumplimiento de los requisitos inherentes al trámite; se implementó la figura de oficio; y, se establecieron los criterios para autorizar las solicitudes de baja documental”.

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La plenaria se desarrolló en el auditorio Bruno Mascanzoni, del Instituto Mexicano del Petróleo (IMP), y no pudo adoptar acuerdos debido a la falta de quórum, por tanto, la sesión fue informativa; ante ello varios de los asistentes, y de los panelistas, hicieron un llamado a los titulares y suplentes de las dependencias y entidades de la APF que conforman el Cotecaef, para que acudan a la próxima sesión. En los asuntos generales se invitó a los asistentes a la Conferencia Internacional de archivos ALA-ICA 2017, a realizarse en noviembre del próximo año en la Ciudad de México.