En conmemoración del Día Internacional de los Archivos se realizó la presentación de la reedición de la serie Gestión de documentos y administración de archivos, la cual corrió a cargo de Cecilia Azuara Arai, titular de la Unidad Técnica de Transparencia y Protección de Datos Personales del Instituto Nacional Electoral; de Oscar Sánchez Delgado, director de Acceso a la Información de la Secretaría de Relaciones Exteriores, y del autor de la obra José Antonio Ramírez Deleón. La mesa fue moderada por Patricia Kurczyn Villalobos, comisionada del INAI.
José Antonio Ramírez Deleón —autor de la obra—, señaló que es vital reconocer que “los archivos no son papeles, ni mazmorras de castigo de burócratas indolentes, ni santuarios para la historia, sino constructores de memoria e instrumentos de gestión documental, así como recursos indispensables para la creación de una cultura de la transparencia, lo que se traduce de inmediato en un impacto radical en las condiciones de gobernabilidad democrática”.
Destacó que la primera edición de la serie fue editada por el entonces Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IFAI), en coordinación con el Archivo General de la Nación (AGN) en 2011; y que “en función de los profundos cambios habidos en los años recientes fue que el INAI, en colaboración con el AGN, se decidieron actualizar el contenido de la colección, con el propósito de incorporar los aspectos esenciales del nuevo marco normativo, entre los que se cuentan, por mencionar sólo algunos, la incorporación de nuevos sujetos obligados: los poderes legislativo y judicial, federales, estatales y municipales; los sindicatos, partidos políticos e incluso los particulares que reciban recursos públicos o ejerzan actos de autoridad. A partir de lo anterior —sentenció—, la reedición era una imperante necesidad”.
A su vez, Cecilia Azuara Arai señaló que los cuadernos cobran mayor relevancia en estos momentos por tres cuestiones. Primero: al estar dirigidos a los servidores públicos, se convierten en una guía para ellos. Segundo: dan una explicación minuciosa sobre cómo funciona la gestión documental al interior de las instituciones públicas y qué efectos tienen en ellas. “Los archivos son una manera de proteger la labor del funcionario público —señaló—, pues se tiene la forma de aclarar, acreditar o subsanar ciertas cuestiones a su trabajo”. Y tercero: el lenguaje que maneja la serie es muy sencillo, con ello los funcionarios se siente familiarizados con la gestión documental.
Referente a lo anterior resaltó la gran utilidad de los cuadernillos, y la importancia de su reedición ya que, con la actualización de su contenido —expuso—, se permite visualizar la gestión documental desde una perspectiva del servicio público y valorar el rol que tienen en la gestión documental dentro de la función pública, pues “tienen la información que da conocimiento, lo que permite planear y ser asertivos. Por consiguiente, la certeza reduce costos y maximiza tiempos; entonces, como corolario, los archivos tienen el papel de hacer más eficiente la función pública”.
En su intervención, Oscar Sánchez Delgado indicó que los cuadernos vienen a cubrir una necesidad de los funcionarios públicos. En primer lugar, por el lenguaje asequible que maneja; en segundo, por la forma como abordan el tema de los archivos, lo cual hace que las cosas se vean desde otras perspectivas. De igual manera —subrayó—, los cuadernos tienen diversas virtudes entre ellas: explican el marco normativo en materia de archivos; promueven que las instituciones vinculen su cuadro y su catálogo de descripción archivística a sus procesos sustantivos; incentivan a tener una mejor organización y reducir la carga administrativa; y al mismo tiempo representan un cambio en cuanto al paradigma de gestión documental, al guiar a los funcionarios públicos en el conocimiento archivístico.
Por último, José Antonio Ramírez Deleón indicó que los cuadernos sólo adquirirán su dimensión real con su lectura y quienes lo lean aporten su punto de vista, experiencia y conocimiento para enriquecer el material. Asimismo —añadió—, los textos han sido elaborados a partir de la recopilación de experiencias y conocimientos de archivistas de diversos campos del conocimiento y no sólo del autor.
Los cuadernos podrán ser adquiridos por funcionarios públicos de manera gratuita a partir del lunes 3 de julio en la sede del INAI o del AGN, limitado a un juego por depenencia. También puedes descargarlos de la página del INAI. Los títulos de la serie son:
- Metodología para la organización de sistemas institucionales de archivos.
- Producción e integración de la información archivística: manejo de la correspondencia y desempeño del control de gestión.
- Metodología para el diseño y formulación de sistemas de clasificación y ordenación archivística.
- Diseño de instrumentos de descripción archivística.
- Metodología para la valoración y disposición documental: aspectos teóricos e instrumentales.
